Zo maak je een lesrooster in StalliQ: Open het Stal-tabblad, kies de pill-toggle "Bezetting" en tik op de plus-knop. Kies accommodatie, discipline en niveau, leg capaciteit, tijdstip en herhalingspatroon vast. In het betaalgedeelte bepaal je het model: twee gescheiden contantprijzen (met/zonder manegepaard) en/of een meervoudige keuze aan lessenkaarten - elke kaart met een eigen paardtype. Tik op "Opslaan". Je ruiterleerlingen zien de lessen meteen in het lesrooster en kunnen boeken. StalliQ regelt wachtlijst, niveaucontrole, dubbelboekingsbescherming, paard-conflictcheck en pushmeldingen automatisch.
Voorwaarden
Je hebt een betaald stalabonnement nodig (vanaf Stal S, € 45/maand) en de bevoegdheid "Lesrooster beheren". Als eigenaar of manager heb je die automatisch. Daarnaast moeten accommodaties (rijhal, buitenbak enz.) en disciplines (dressuur, springen enz.) onder Beheer → Infrastructuur zijn aangemaakt, en niveaus moeten gedefinieerd + toegewezen zijn.
Een uitgebreide stap-voor-stap-handleiding voor het opzetten van een nieuwe manege vind je onder Manege inrichten.
Hoe maak ik een rijles aan?
Tik in het Bezetting-tabblad op de plus-knop. Het formulier bevat:
- Accommodatie - Kies de accommodatie (bijv. rijhal, buitenbak) als chip
- Discipline - Kies de discipline (gefilterd op accommodatie)
- Niveau - Kies het minimumniveau (bijv. E, A, L) - leerlingen onder dit niveau kunnen niet boeken
- Trainer - Kies de verantwoordelijke rij-instructeur
- Max. deelnemers - Maximale groepsgrootte (bijv. 6)
- Datum en tijd - Wanneer vindt de les plaats?
- Duur - In minuten (standaard: 60)
- Voorbereidingstijd - Minuten die leerlingen vooraf moeten inplannen (bijv. 15 min. voor poetsen en zadelen)
- Opmerking bij voorbereidingstijd - Vrije tekst (bijv. "Paard poetsen & zadelen")
Betaalmodel van de les
Per les bepaal je hoe leerlingen kunnen betalen. Minstens één optie moet ingesteld zijn - anders slaat StalliQ niet op en verschijnt "Les heeft een prijs of kaart nodig".
- Prijs met manegepaard (€) - Contantprijs als de leerling op een manegepaard rijdt. Leeg laten als ruiters op een manegepaard alleen per kaart kunnen betalen of als manegepaard-ruiters niet toegelaten zijn
- Prijs met eigen paard (€) - Contantprijs als de leerling op een eigen paard rijdt. Leeg laten op dezelfde manier
- Geaccepteerde lessenkaarten - Tik op een kaarttype om het te koppelen (multi-select). Elke kaart heeft een paardtype (manegepaard / eigen / beide). De kaart-paardtypes bepalen samen met de contantprijzen welke paardtypes de les toestaat:
- Met manegepaard toegestaan: minstens één manegepaard-prijs > 0 OF minstens één kaart met
Manegepaard/Beide - Met eigen paard toegestaan: minstens één eigen-prijs > 0 OF minstens één kaart met
Eigen/Beide
- Met manegepaard toegestaan: minstens één manegepaard-prijs > 0 OF minstens één kaart met
StalliQ toont je in de lesdetails na het opslaan twee InfoRows: "Met manegepaard: contant of kaart" resp. "Met eigen paard: alleen kaart". Zo zie je in één oogopslag wat leerlingen kunnen boeken.
Zachte waarschuwing bij inconsistente configuraties: Als je kaarten voor beide paardtypes toestaat, maar maar één van de twee contantprijzen invult, toont StalliQ een melding ("Asymmetrische contantprijzen"). Dit blokkeert niet - geldige modellen zijn mogelijk (bijv. "manegepaard alleen per kaart" is bewust zo).
Voor terugkerende lessen
- Herhalen - Wekelijks, om de 2 weken enz.
- Einde - Tot een datum of na een bepaald aantal. Maximum: 56 weken in de toekomst. Langere reeksen blokkeert StalliQ ("Terugkerende reeksen kunnen maximaal 56 weken in de toekomst reiken")
- Als meervoudige afspraak boekbaar - Toggle: Staat leerlingen toe alle afspraken van een reeks in één keer te boeken
- Bron pas bij boeking bezetten - Toggle: De accommodatie wordt pas geblokkeerd als iemand boekt (niet al bij het maken van het lesrooster)
Tik op "Opslaan".
Hoe ziet de weekweergave eruit?
De Bezetting toont de huidige week met dag-pills (ma–zo). Elke rijles verschijnt als kaart met tijdstip, discipline, accommodatie, rij-instructeur, vrije plaatsen en boekingsstatus. Je kunt tussen weken navigeren.
In de weekweergave (grid-weergave) zie je alle lessen van de week als overzicht met bezettingskleuren:
- Groen - Veel plaatsen vrij
- Geel - Deels bezet
- Rood - Vol of overbezet
Hoe bewerk ik losse afspraken van een reeks?
Tik op een losse afspraak van een terugkerende les en kies "Bewerken". Je krijgt de vraag of de wijziging alleen deze afspraak of alle toekomstige afspraken betreft.
Alleen deze afspraak: Maakt een uitzondering (override) - bijv. voor een ruilbak, een vervanging of een annulering op een losse dag.
Alle toekomstige: Wijzigt de hele reeks vanaf deze datum.
Je kunt ook losse afspraken uit een reeks verwijderen (skip-dates) - bijv. op feestdagen.
Hoe beheer ik deelnemers handmatig?
Als manager of rij-instructeur kun je deelnemers van een les handmatig toevoegen of verwijderen - ook onafhankelijk van de reguliere boeking. Open een rijles in het Bezetting-tabblad en tik op de afspraak. In de deelnemerslijst heb je de volgende opties:
- Deelnemer toevoegen - Voeg een lid handmatig toe, bijv. voor een proefles of als de online boeking niet mogelijk was. De niveaucontrole kan daarbij worden overgeslagen
- Deelnemer verwijderen - Verwijder een lid uit de les, bijv. bij een telefonische annulering op het laatste moment
- Manegepaard toewijzen - Wijs de deelnemer een manegepaard toe (zie Manegepaard-toewijzing)
De plaatsen-weergave (bijv. "4/6 plaatsen") wordt bij elke wijziging live bijgewerkt.
Hoe registreer ik de aanwezigheid en incasseer ik contant?
Open een gehouden les en je ziet de lijst met alle geboekte deelnemers met hun betaalwijze.
Aanwezigheidsregistratie (uitzonderingsmodel): Wie niet expliciet als afwezig wordt gemarkeerd, geldt als aanwezig.
- Afwezig - Niet verschenen, tegoed wordt afgeschreven
- Geëxcuseerd - Afwezig met afmelding, geen afschrijving van tegoed
Contantvorderingen inline: Bij contantboekingen toont elke regel een statusindicator (geel cash-icoon = open, groen vinkje = betaald) en een compacte "Betaald"-knop. Tik → contantboeking is als betaald gemarkeerd, telt mee in de statistiek, en de ledenstand "Contantvorderingen open" daalt.
Contantboeking annuleren: Naast "Betaald" zit een "Annuleren"-knop. Gebruik die als de les is uitgevallen of de leerling niet is verschenen en je de vordering niet wilt innen. Je voert een verplichte reden in, de boeking verschijnt met € 0 in de statistiek (afgebakend met badge).
De aanwezigheids- en te-laat-annuleringspercentages van elk lid worden automatisch berekend en in het ledengedeelte als kleurgecodeerde badge getoond (amber vanaf 5% te-laat-annulering, rood vanaf 20%).
Hoe stel ik boekingsregels in?
Onder Beheer → Instellingen → Boekingsregels leg je vast:
- Annuleringstermijn - Vanaf wanneer een annulering als te-laat-annulering geldt (bijv. 24 uur voor aanvang van de les)
- Wekelijkse boekingslimiet - Maximaal aantal boekingen per leerling per week (bijv. 3)
- Omboeken toestaan - Of leerlingen bij een te-laat-annulering mogen omboeken (tijdvenster: 7 dagen)
Dubbelboekings- en paard-conflictbescherming zijn altijd actief en worden serverzijdig afgedwongen.
Veelgestelde vragen
Hoe richt ik in StalliQ accommodaties en disciplines in?
Ga naar Beheer → Infrastructuur. Daar maak je accommodaties aan (bijv. "rijhal", "buitenbak") met capaciteit en stel je disciplines op (bijv. "dressuur", "springen", "voltige"). Elke accommodatie kan aan meerdere disciplines worden gekoppeld. Volgorde en details onder Accommodaties, disciplines en niveaus.
Wat gebeurt er als een leerling in StalliQ annuleert?
Bij annulering binnen de termijn: plaats komt vrij, de volgende persoon op de wachtlijst schuift automatisch door. Kaartboekingen worden niet belast, contantvorderingen verdwijnen. Bij te-laat-annulering: er verschijnt een waarschuwing, het kaarttegoed wordt toch afgeschreven resp. de contantvordering blijft open. Je krijgt een pushmelding en een systeembericht in de chat.
Kan ik in StalliQ een vervangende rij-instructeur voor een losse les invoeren?
Ja. Bewerk de losse afspraak (niet de reeks) en wijzig de trainer. De leerlingen zien de vervangende rij-instructeur in hun lesrooster en krijgen een pushmelding over de wijziging.
Hoe maak ik in StalliQ een terugkerend weekrooster?
Maak voor elke weekdag en elk tijdstip een terugkerende les aan: plus-knop → datum kiezen → Herhalen → Wekelijks → Einddatum instellen (max. 56 weken). Elke les kan een andere accommodatie, discipline, niveau, capaciteit en betaalmodel hebben.
Waarom kan ik een les maken zonder prijs?
Als je minstens één passende lessenkaart koppelt, is de les "alleen per kaart" boekbaar - geen contantprijs nodig. Andersom net zo: contantprijzen zonder gekoppelde kaarten geven "alleen contant". De foutmelding komt alleen als noch contantprijzen noch kaarten zijn ingesteld.
Wat betekent de zachte waarschuwing "Asymmetrische contantprijzen"?
Je staat kaarten voor beide paardtypes toe (manegepaard + eigen), maar slechts één van de twee contantprijzen is ingevuld. Voorbeeld: kaart "10x Beide", prijs met manegepaard € 25, prijs met eigen paard leeg. Resultaat: manegepaard-ruiters kunnen contant of per kaart, eigen-paard-ruiters alleen per kaart. Als dat de bedoeling is, prima - vul anders de ontbrekende contantprijs aan.
Hoe zie ik openstaande contantvorderingen van alle leerlingen?
Onder Beheer → Vorderingen vind je twee tabbladen: "Contant open" (alle contantboekingen zonder "Betaald"-markering) en "Kaarten in de min" (leden met een negatief kaartsaldo). Meer onder Betaalmodel en contantvorderingen.