So funktioniert das Zahlungsmodell in StalliQ: Pro Reitstunde definierst du zwei getrennte Bar-Preise (mit/ohne Schulpferd) und/oder eine Auswahl an akzeptierten Stundenkarten. Schüler wählen beim Buchen erst ihr Pferd und dann die Zahlungsmethode aus dem Picker. Bar-Buchungen erzeugen offene Forderungen, die du im Anwesenheits-Check oder in der Admin-Liste "Forderungen" als bezahlt markierst oder stornierst. Für jeden Storno - Karten-Verkauf, offene Bar-Forderung oder bereits bezahlte Bar-Stunde - gibst du einen Pflicht-Grund ein. Das System erzeugt automatisch buchhalterisch korrekte Gegen-Buchungen.
Voraussetzungen
Du brauchst ein Stall-Abo ab Stall S und die Berechtigung "Stundenplan verwalten" für die Bar-Abrechnung (Forderungen, Bar kassieren und stornieren); Bar kassieren und stornieren können auch Rollen mit "Barzahlungen kassieren". Statistik und Einnahmen siehst du mit "Statistik & Einnahmen einsehen". Für den Verkauf und das Stornieren von Stundenkarten brauchst du zusätzlich "Kontingente verwalten". Die Berechtigung "Anwesenheit erfassen" reicht nur für das reine Anwesenheits-Häkchen im Anwesenheits-Check, nicht fürs Kassieren oder Stornieren. Außerdem müssen Reitstunden mit Zahlungsmodell konfiguriert sein (siehe Stundenplan erstellen).
Pferdtyp-Erlaubnis pro Stunde
Pro Stunde steuerst du, welche Pferdtypen zugelassen sind - implizit über die Zahlungs-Konfiguration:
- Mit Schulpferd erlaubt: mindestens ein Schulpferd-Bar-Preis ODER mindestens eine Karte mit Pferdtyp
Schulpferd/Beide - Mit eigenem Pferd erlaubt: mindestens ein Eigen-Bar-Preis ODER mindestens eine Karte mit Pferdtyp
Eigenes/Beide
Im Stunden-Detail werden zwei InfoRows angezeigt - pro Pferdtyp, der erlaubt ist:
- "Mit Schulpferd: Bar oder Karte"
- "Mit Schulpferd: Bar" (nur Bar, keine passende Karte verknüpft)
- "Mit eigenem Pferd: nur Karte" (nur Karte, kein Eigen-Bar-Preis)
So sieht der Schüler auf einen Blick, was möglich ist. Ein Pferdtyp ohne InfoRow ist für die Stunde nicht zugelassen.
Soft-Hinweis bei nur einem Bar-Preis
Wenn du Karten für beide Pferdtypen erlaubst (z.B. eine "Beide"-Karte oder je eine pro Typ), aber nur einer der zwei Bar-Preise gefüllt ist, zeigt StalliQ beim Speichern einen kurzen Hinweis als Toast:
"Hinweis: Karten erlauben beide Pferdtypen, aber nur ein Einzelpreis ist gefüllt. Üblich sind beide oder keiner - sonst kann ein Pferdtyp nur per Karte buchen."
Blockt nicht - valide Modelle sind möglich (z.B. "Schulpferd nur per Karte" während Eigen-Pferd-Reiter Bar oder Karte zahlen). Ergänze nur den fehlenden Bar-Preis, falls es ein Versehen war.
Bar-Buchung im Schüler-Flow
Wählt der Schüler im Buchungs-Picker "Bar bezahlen X €":
- Die Buchung wird angelegt mit Status
payment_method = cash - Kein Karten-Abzug
- Ein offener Bar-Eintrag erscheint in deiner Forderungs-Liste
- Bei der Anwesenheits-Erfassung kannst du Bar kassieren
Bar-Forderungen einziehen
Du hast zwei Wege, Bar als bezahlt zu markieren:
Weg A - Inline im Anwesenheits-Check (Reitlehrer)
Öffne die abgehaltene Stunde im Belegungs-Tab. Bei jeder Bar-Buchung siehst du in der Teilnehmerzeile:
- Gelbes Cash-Icon = offen
- Grüner Haken = bereits bezahlt
- "Bezahlt"-Button (kompakt, neben Anwesenheits-Status)
- "Stornieren"-Button (für nicht-eingezogene Bar-Forderungen)
Tap auf "Bezahlt" → Eintrag wird sofort als bezahlt markiert, erscheint in der Finanzübersicht und wird aus der offenen Forderungs-Liste entfernt.
Weg B - Admin-Liste "Forderungen"
Gehe zu Verwaltung → Forderungen. Die Liste hat zwei Tabs:
"Bar offen" - Alle Bar-Buchungen ohne "Bezahlt"-Markierung. Pro Eintrag siehst du:
- Mitglied (oder verwaltete Person), Stunde, Datum, Betrag, Reitlehrer
- "Bezahlt"-Button - markiert die Forderung als bezahlt
- "Stornieren"-Button - öffnet das Reason-Sheet (Pflicht-Grund)
"Karten im Minus" - Mitglieder mit Negativsaldo auf einer Karte. Pro Eintrag:
- Mitglied, Kartentyp, Minus-Saldo
- "Auf 0 setzen"-Button - öffnet Reason-Sheet, setzt Saldo zurück (z.B. nach manueller Bar-Zahlung)
Wichtig: Nur Einzelkarten (normale Stundenkarten mit fixem Guthaben) können ins Minus gehen - z.B. wenn ein Reitlehrer eine Stunde nachträglich erfasst, obwohl die Karte schon leer war. Abo-Karten (Kartentyp mit Monatskontingent) können gar nicht ins Minus gehen: Ist das Kontingent der laufenden Periode erschöpft, lehnt StalliQ jede weitere Karten-Buchung sofort ab. Der Schüler kann diese Stunde dann nur noch buchen, wenn für das Event zusätzlich Barzahlung konfiguriert ist - andernfalls bleibt die Buchung gesperrt, bis die nächste Periode startet. Abo-Karten tauchen deshalb nie in der Liste "Karten im Minus" auf.
Bar und Storno im Web-Portal
Bar-Forderungen und Stornos erledigst du auch im Web-Portal (portal.stalliq.app) - mit derselben Logik und Abrechnung wie in der App. Es bleibt Verwaltung durch Stallbetreiber und berechtigte Rollen; einen Schüler-Self-Service gibt es im Portal nicht. Welche Knöpfe du siehst, hängt von den Berechtigungen deiner Rolle ab (siehe "Wer darf stornieren?").
In der Stunde (Stall → Reitstunden oder Stall → Belegung, Stunde anklicken) zeigt jeder Teilnehmer mit Bar-Buchung im Bereich Zahlung seinen Stand:
- Bar offen - die Forderung steht noch aus. Wurde eine frühere Zahlung erstattet, steht dahinter "zuvor storniert".
- Bar bezahlt - die Forderung wurde kassiert.
- Forderung storniert - die Forderung wurde auf 0 € gesetzt.
Dazu gibt es:
- Kassieren (Knopf im Zahlungsbereich) - erfasst eine offene Bar-Forderung als bezahlt (kurze Bestätigung, kein Grund nötig).
- Stornieren (Menü "...") - storniert eine offene Bar-Forderung; der Grund ist Pflicht; erzeugt einen 0-€-Eintrag in der Finanz-Statistik (wie Szenario 2).
- Entfernen (Menü "...") - nimmt die Buchung eines Teilnehmers heraus; der Grund ist optional und wird per Push mitgeteilt.
Bereits bezahltes Bargeld erstatten (Szenario 3) und Kartenverkäufe stornieren (Szenario 1) erledigst du im Portal unter Verwaltung → Buchhaltung → Finanzen: Eintrag suchen, das Symbol Stornieren (Pfeil zurück) am Ende der Zeile wählen, Grund angeben. Offene Forderungen im Überblick stehen unter Verwaltung → Buchhaltung → Forderungen. Den Bereich Buchhaltung sehen Rollen mit "Statistik & Einnahmen einsehen". Den Tab Forderungen siehst du, wenn deine Rolle "Statistik & Einnahmen einsehen" und zusätzlich "Stundenplan verwalten" oder "Kontingente verwalten" hat. Welche Einträge du stornieren kannst, hängt von den Rechten unter "Wer darf stornieren?" ab.
Mehr zu Zahlart und Stundenkarten in der Stunde findest du unter Reitstunden buchen und verwalten.
Stornieren - Drei Szenarien
Jeder Storno braucht einen Pflicht-Grund (Freitext, mehrzeilig, mindestens 1 Zeichen). StalliQ erzeugt automatisch buchhalterische Gegen-Buchungen, damit die Belegnummern-Reihe lückenlos bleibt.
Szenario 1 - Karten-Verkauf falsch gebucht
Wann: Du hast einer Person die falsche Karte verkauft (falscher Typ, falsches Mitglied).
Voraussetzung: Es darf noch keine Einheit verbraucht sein.
Wo: Verwaltung → Statistik → Finanzen-Tab → Tap auf den Verkaufs-Eintrag → "Stornieren".
Was passiert:
- Reason-Sheet öffnet sich (z.B. "Falscher Tarif, ersetzt durch korrekte Karte")
- Bestätigen
- Karte wird beim Mitglied entfernt
- Negativer Gegen-Eintrag in der Finanzübersicht (rot, mit Minus)
- Ursprünglicher Verkauf bleibt sichtbar mit Badge "storniert"
Fehler-Fall: Bereits Einheiten verbraucht → "Storno nicht möglich - von der Karte wurden bereits Stunden verbraucht. Bitte zuerst die Buchungen rückgängig machen." Storniere zuerst die betroffenen Buchungen (Anwesenheit auf "Entschuldigt"), dann erst die Karte.
Szenario 2 - Bar-Forderung offen, Stunde fällt aus
Wann: Stunde ist ausgefallen oder Schüler nicht erschienen, du willst die Forderung nicht eintreiben.
Wo: Inline im Anwesenheits-Check (Stunde öffnen → "Stornieren") ODER in Verwaltung → Forderungen → "Bar offen" → "Stornieren".
Was passiert:
- Reason-Sheet öffnet sich
- Bestätigen
- Eintrag erscheint mit 0 € + Badge in der Statistik (visuell abgegrenzt mit opacity 0.6)
- Die offene Forderung verschwindet aus der "Bar offen"-Liste
Szenario 3 - Bar bereits bezahlt, Rückzahlung nötig
Wann: Schüler hat bereits bar bezahlt, du musst aber Geld zurückgeben (z.B. Kulanz, Doppelzahlung).
Wo: Verwaltung → Statistik → Finanzen-Tab → Tap auf den bereits bezahlten Bar-Eintrag → "Stornieren".
Was passiert:
- Reason-Sheet öffnet sich
- Bestätigen
- Negativer Gegen-Eintrag mit Minus-Betrag in der Statistik
- Die ursprüngliche Bezahlung bleibt sichtbar, der Status "bezahlt" wird zurückgenommen
- Saldo des Mitglieds bei dieser Buchung: 0
Statistik-Auswirkungen
| Aktion | Verkaufsliste | Gesamteinnahmen | Belegnummern-Reihe |
|---|---|---|---|
| Karten-Verkauf | Eintrag mit Belegnummer | +Betrag | lückenlos |
| Karten-Storno | Negativer Gegen-Eintrag, rot | -Betrag | lückenlos, neuer Beleg |
| Bar bezahlt | Eintrag mit Belegnummer | +Betrag | lückenlos |
| Bar-Forderung storniert (unbezahlt) | Eintrag mit 0 € + Badge | unverändert | keine |
| Bar-Refund (bezahlt → zurück) | Negativer Gegen-Eintrag | -Betrag | lückenlos, neuer Beleg |
Refund + Storno-Badges im Statistik-Header zeigen jederzeit, wie viele Korrekturen im aktuellen Zeitraum vorgenommen wurden.
Wer darf stornieren?
Bar-Stornos brauchen serverseitig die Berechtigung "Stundenplan verwalten" (alternativ "Kontingente verwalten" oder "Barzahlungen kassieren"), das "Bezahlt"-Markieren "Stundenplan verwalten" oder "Barzahlungen kassieren". Karten-Stornos brauchen "Kontingente verwalten" (alternativ "Stundenplan verwalten"). Die Berechtigung "Anwesenheit erfassen" allein reicht für keine Storno- oder Kassier-Aktion: Im Anwesenheits-Check werden die Buttons "Bezahlt"/"Stornieren" zwar angezeigt, der Server lehnt die Aktion dann aber mit "Access denied" ab. Besitzer und Manager haben alle nötigen Berechtigungen automatisch.
Audit-Trail
Jeder Storno protokolliert: Wer hat wann mit welchem Grund welchen Eintrag storniert. Du findest die Historie:
- Bei Karten: in der Karten-Transaktionshistorie (Mitglieder-Tab → Mitglied öffnen → Stundenkarte öffnen) - dort steht jede Transaktion inkl. Storno-Grund
- Bei Bar-Buchungen: in der Verkaufs-/Finanzliste der Statistik (Verwaltung → Statistik → Finanzen-Tab). Stornos erscheinen dort inline mit Badge ("Storno"/"Forderung storniert"); einen eigenen Filter "nur Stornos" gibt es nicht.
Häufige Fragen
Kann ich eine Karten-Buchung stornieren, deren Einheiten schon verbraucht wurden?
Nicht direkt. Storniere zuerst die betroffenen Buchungen (Anwesenheit der Stunden auf "Entschuldigt" ändern, dann kommen die Einheiten zurück auf die Karte) und storniere danach den Karten-Verkauf.
Was passiert mit der Belegnummer bei einem Storno?
Sie bleibt erhalten. Der Storno erzeugt einen neuen Beleg mit einer eigenen Nummer und negativem Betrag - so bleibt die Reihe lückenlos und buchhalterisch sauber. Beide Belege (Original + Storno) sind im PDF/CSV-Export sichtbar.
Kann ein Schüler selbst eine Bar-Forderung als bezahlt markieren?
Nein. Nur Reitlehrer + Manager + Besitzer können "Bezahlt" markieren. Der Schüler sieht in seiner Buchungshistorie den Status "Bar offen" bzw. "Bar bezahlt".
Was passiert, wenn ich versehentlich eine Bar-Forderung als bezahlt markiere?
Du kannst die Aktion umkehren: Verwaltung → Statistik → Finanzen-Tab → bezahlten Bar-Eintrag öffnen → "Stornieren" (Szenario 3, Refund). Das setzt den Status zurück auf "offen" und erzeugt einen negativen Gegen-Eintrag - der Mitglieds-Saldo ist wieder unverändert.
Wie sieht der Schüler die Stornierung?
Bei Karten-Stornos: Push-Benachrichtigung + Eintrag in der Karten-Transaktionshistorie mit Pflicht-Grund. Bei Bar-Stornos: Eintrag in der eigenen Buchungshistorie mit Hinweis "storniert" und dem von dir eingegebenen Grund.
Können meine Schüler die Reitkarten direkt in der App online kaufen und bezahlen?
Nein. StalliQ wickelt keine Online-Zahlungen ab - es gibt keine Kreditkarten-, PayPal- oder Lastschrift-Anbindung für Schüler. Der Verkauf der Stundenkarten und das Kassieren der Bar-Stunden laufen wie gewohnt offline (bar oder Überweisung). Was StalliQ übernimmt, ist die Erfassung und Dokumentation: Beim Karten-Verkauf hinterlegst du die Zahlungsart (Bar, Überweisung, EC-Karte) und erhältst einen fortlaufenden Beleg, Bar-Forderungen sammeln sich automatisch in der Forderungs-Liste, wo du sie als bezahlt abhakst. So hast du jederzeit den Überblick über offene und beglichene Beträge sowie einen sauberen PDF/CSV-Export für die Buchhaltung - das eigentliche Geld fließt aber außerhalb der App.