So richtest du den Schulbetrieb in StalliQ ein: In dieser Reihenfolge:
- Disziplinen anlegen (Dressur, Springen, Longieren ...)
- Anlagen anlegen und Disziplinen zuordnen, Kapazität + Platzbedarf festlegen
- Niveaustufen definieren und sortieren
- Mitglieder einladen und Niveaustufen zuweisen
- Pferde dem Stall zuordnen, Schulpferde markieren und Ruhetage / Max. Stunden konfigurieren
- Stundenkarten-Typen anlegen (mit Pferdtyp: Schulpferd / Eigenes / Beides)
- Reitstunden erstellen - Pferdtyp-Erlaubnis und Zahlungsmodell (Bar / Karte) pro Stunde festlegen
Erst danach können Schüler buchen. Diese Anleitung führt dich durch jeden Schritt, erklärt die Modi (Schulpferd vs. eigenes Pferd, Bar vs. Karte) und zeigt, wo typische Fehler entstehen.
Voraussetzungen
Du hast bereits einen Stall in StalliQ erstellt (siehe Stall erstellen), bist als Besitzer eingetragen und hast ein Stall-Abo ab Stall S (49 €/Monat). Der Schulbetrieb läuft nur mit einem aktiven Abo - die kostenlose Stallnutzung ist auf Mitglieder-Liste und Pinnwand beschränkt.
Schritt 1 - Disziplinen anlegen
Gehe zu Verwaltung → Infrastruktur → Disziplinen und tippe auf "Neue Disziplin". Lege alle Sportarten an, die du in deinem Stall anbietest:
- Dressur, Springen, Vielseitigkeit, Longieren, Voltigieren, Bodenarbeit, Gelände, Theorie
Disziplinen sind reine Bezeichnungen ohne weitere Einstellungen. Wichtig: Sie sind die Grundlage für die Anlagen-Konfiguration im nächsten Schritt. Lege sie deshalb VOR den Anlagen an.
Schritt 2 - Anlagen anlegen
Gehe zu Verwaltung → Infrastruktur → Anlagen & Plätze und tippe auf "Neue Anlage". Für jede Anlage:
- Name - "Große Reithalle", "Außenplatz", "Longierhalle", "Roundpen"
- Kapazität (Einheiten) - Maximal gleichzeitig nutzbare Einheiten (z.B. 6)
- Disziplinen zuordnen - Nach dem Speichern: für jede Disziplin den Platzbedarf angeben
Beispiel: Reithalle mit Kapazität 6
- Dressur → Platzbedarf 1 → bis zu 6 Dressur-Gruppen parallel
- Springen → Platzbedarf 3 → bis zu 2 Springgruppen parallel
- Longieren → Platzbedarf 2 → bis zu 3 Longierplätze parallel
Mehr Details und Edge-Cases unter Anlagen, Disziplinen und Niveaustufen.
Schritt 3 - Niveaustufen definieren
Gehe zu Verwaltung → Infrastruktur → Niveaustufen und lege alle Stufen an, die in deinem Stall vorkommen. Typische Skalen:
- Schul-Skala: Anfänger → Aufsteiger → Fortgeschritten → Turnier
- Reitsport-Klassen: E → E/A → A* → L → M → S
Wichtig: Die Liste ist sortiert (oben Anfänger, unten Fortgeschritten). Nutze die Pfeil-Buttons, um die Reihenfolge zu setzen. Bei der Niveaustufen-Prüfung dürfen höhere Stufen an Stunden niedrigerer Stufen teilnehmen, aber nicht umgekehrt.
Schritt 4 - Mitglieder einladen und Niveaustufen zuweisen
Den 6-stelligen Einladungscode findest du unter Verwaltung → Einstellungen. Gib ihn an deine Schüler und Einsteller weiter. Beitrittsanfragen erscheinen unter Verwaltung → Mitglieder → "Beitrittsanfragen" - du nimmst sie an oder lehnst sie ab.
Für jedes akzeptierte Mitglied: tippe auf den Eintrag und setze die Niveaustufe. Ohne zugewiesene Niveaustufe kann das Mitglied keine Reitstunden buchen ("Kein Niveau zugewiesen").
Hat ein Mitglied verwaltete Personen (z.B. Kinder), kannst du deren Niveaustufen auf der Mitglieder-Detailseite separat setzen.
Schritt 5 - Pferde dem Stall zuordnen und Schulpferde konfigurieren
Gehe zu Verwaltung → Pferde. Hier siehst du:
- Schulpferde - Pferde, die dem Stall gehören und Schülern zugewiesen werden können
- Eigene Pferde der Mitglieder - Pferde, die Mitgliedern gehören und im Stall stehen
Schulpferde anlegen: Tippe auf "Pferd hinzufügen" und markiere es als Schulpferd. Pro Schulpferd konfigurierst du:
- Max. Stunden/Tag - Wie viele Reitstunden das Pferd maximal pro Tag haben soll (z.B. 3)
- Ruhetage - Wochentage, an denen das Pferd nicht eingeteilt wird (z.B. Mo + Do)
Diese Einstellungen werden bei der Schulpferd-Zuweisung als Soft-Warnungen angezeigt - du kannst sie übergehen, wenn nötig. Bei tatsächlicher Zeitüberlappung blockiert StalliQ hart.
Eigene Pferde der Mitglieder: Mitglieder ordnen ihre eigenen Pferde unter "Pferd → Bearbeiten → Stall" selbst dem Stall zu. Du siehst sie dann in der Verwaltungs-Liste, kannst aber keine Schulpferd-Einstellungen setzen.
Mehr Details unter Schulpferd-Zuweisung.
Schritt 6 - Stundenkarten-Typen anlegen
Gehe zu Verwaltung → Kontingente → "Typ hinzufügen" und lege pro Karten-Modell einen Typ an. Pro Typ:
- Bezeichnung - z.B. "10er Karte Gruppenunterricht Schulpferd"
- Pferdtyp - Schulpferd / Eigenes Pferd / Beides. Bestimmt, bei welchen Buchungen die Karte erscheinen kann
- Anzahl Stunden - z.B. 10
- Preis - optional, aber Voraussetzung für die Finanz-Übersicht
- Gültigkeitsdauer - z.B. 90 Tage; leer = unbegrenzt
- Monatsabo - für Flatrates, die sich automatisch auffüllen
Typisches Setup für einen Reitstall:
| Kartentyp | Pferdtyp | Anzahl | Preis | Gültigkeit |
|---|---|---|---|---|
| 10er Gruppe Schulpferd | Schulpferd | 10 | 250 € | 12 Monate |
| 5er Einzel Schulpferd | Schulpferd | 5 | 200 € | 12 Monate |
| 10er Gruppe Eigenes Pferd | Eigenes | 10 | 200 € | 12 Monate |
| Monats-Abo 4× Beide | Beide | 4 | 120 € | Monatsabo |
Mehr unter Stundenkarten verwalten.
Schritt 7 - Erste Reitstunde anlegen
Erst jetzt - mit Disziplinen, Anlagen, Niveaustufen, Pferden und Karten im Stall - kannst du eine Reitstunde erstellen.
Gehe zum Stall-Tab → Belegung → Plus-Button. Im Formular:
- Anlage, Disziplin, Niveaustufe, Trainer wie üblich auswählen
- Max. Teilnehmer, Datum, Uhrzeit, Dauer setzen
- Zahlungsmodell definieren - das ist der entscheidende Schritt:
Modus A: Schulpferd, bar oder Karte
- Preis mit Schulpferd: 25 €
- Preis mit eigenem Pferd: (leer)
- Akzeptierte Karten: "10er Gruppe Schulpferd", "5er Einzel Schulpferd"
Resultat: Eigene Pferde sind ausgeschlossen. Schüler auf Schulpferd können Bar (25 €) oder eine der beiden Karten zahlen.
Modus B: Eigenes Pferd, nur Karte
- Preis mit Schulpferd: (leer)
- Preis mit eigenem Pferd: (leer)
- Akzeptierte Karten: "10er Gruppe Eigenes Pferd"
Resultat: Nur eigene Pferde, nur Karte. Bar geht nicht.
Modus C: Beide Pferdtypen, Karte oder Bar
- Preis mit Schulpferd: 25 €
- Preis mit eigenem Pferd: 20 €
- Akzeptierte Karten: "Monats-Abo 4× Beide", "10er Gruppe Schulpferd", "10er Gruppe Eigenes Pferd"
Resultat: Schüler wählt erst Pferd, dann Zahlung. Pro Pferdtyp werden nur passende Karten + der passende Bar-Preis im Picker angezeigt.
Wiederkehrende Stunden
- Wiederholen - z.B. wöchentlich
- Ende - bis Datum oder X Termine. Maximum: 56 Wochen in die Zukunft
- Als Mehrfachtermin buchbar - aktiviert die "Alle Termine buchen"-Option für Schüler
Tippe auf "Speichern". Die Stunde erscheint sofort im Stundenplan deiner Schüler.
Was Schüler jetzt erleben
Sobald die Stunde live ist:
- Schüler sehen die Stunde im Stall-Tab → Reitstunden
- Im Detail stehen die Pferdtyp-Hinweise: "Mit Schulpferd: Bar oder Karte" usw.
- Beim Tap auf "Einbuchen" wählen sie erst Pferd, dann Zahlungsmethode (siehe Reitstunden buchen)
- Bei wiederkehrenden Stunden mit Mehrfach-Buchung-Toggle erscheint "Alle Termine buchen"
- StalliQ prüft automatisch Niveau, Zeit-Überlappung, Pferd-Konflikt und Buchungslimit
Wartelisten und automatische Nachrückung
Sobald eine Stunde voll ist, kommen weitere Schüler automatisch auf die Warteliste. Storniert jemand fristgerecht, rückt die nächste Person sofort und automatisch nach - Push-Benachrichtigung inklusive. Du als Reitlehrer musst nichts tun.
Wo richte ich die Buchungsregeln ein?
Gehe zu Verwaltung → Einstellungen → Buchungsregeln:
- Stornierungsfrist - Ab wann gilt eine Stornierung als spät (z.B. 24 h vor Beginn). Spätstornierungen lösen Karten-Abzug bzw. Bar-Forderung aus
- Wöchentliches Buchungslimit - Maximale Buchungen pro Schüler und Woche (z.B. 3)
- Umbuchung erlauben - Ob Schüler bei Spätstornierung in eine andere Stunde umbuchen dürfen (Zeitfenster: 7 Tage)
Checkliste: Bevor du Schülern den Einladungscode gibst
- Disziplinen angelegt
- Anlagen mit Kapazität + Disziplin-Zuordnungen angelegt
- Niveaustufen angelegt und sortiert
- Mindestens eine Stundenkarte angelegt (mit korrektem Pferdtyp)
- Mindestens ein Schulpferd markiert UND Ruhetage gesetzt (falls Schulpferd-Stunden geplant sind)
- Mindestens eine Reitstunde im Stundenplan, Pferdtyp-Erlaubnis sichtbar im Detail
- Buchungsregeln (Stornierungsfrist, Buchungslimit) gesetzt
- Stallordnung und Öffnungszeiten unter Einstellungen ausgefüllt
- Kontakt-Daten für Mitglieder hinterlegt
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen "Schulpferd" und "eigenes Pferd"?
Schulpferd: Pferd des Stalls, im Stall-Verwaltungsbereich angelegt und als Schulpferd markiert. Schüler bekommen Schulpferde zugewiesen - sie wählen das Pferd nicht selbst, der Reitlehrer teilt es zu. Schulpferde haben Belastungs-Konfiguration (Max. Stunden/Tag, Ruhetage).
Eigenes Pferd: Pferd eines Mitglieds, im persönlichen Pferdeprofil angelegt und dem Stall zugeordnet. Bei Buchung wählt das Mitglied selbst sein Pferd aus dem Picker.
Eine Reitstunde kann Schulpferde, eigene Pferde oder beide erlauben - du steuerst das pro Stunde über die Zahlungs-Konfiguration.
Warum erlaube ich Pferdtypen über das Zahlungsmodell statt über einen separaten Toggle?
Weil das Zahlungsmodell und der Pferdtyp eng zusammenhängen. Beispiel: Eine Schulstunde, die nur Bar bezahlt wird, hat einen Bar-Preis mit Schulpferd und keine Karten. Eine Einsteller-Stunde, die nur über Monatsabo läuft, hat keine Bar-Preise und eine "Beide"-Karte. So entstehen automatisch die Pferdtyp-Hinweise im Schüler-Detail.
Was muss ich tun, wenn ich eine bestehende Stunde von "nur Schulpferd" auf "auch eigenes Pferd" umstellen will?
Stunde im Belegungs-Tab öffnen → Bearbeiten → entweder einen "Preis mit eigenem Pferd" eintragen oder eine Karte mit Pferdtyp "Eigenes" oder "Beides" hinzufügen. Bei Serien wirst du gefragt, ob die Änderung nur diesen Termin oder alle zukünftigen betreffen soll. Bestehende Buchungen bleiben unverändert.
Wie behandle ich Probestunden für nicht-registrierte Schüler?
Du kannst Mitglieder manuell zur Stunde hinzufügen (über die Teilnehmerliste im Termin-Detail), auch wenn sie kein eigenes Konto haben - dafür legst du sie aber als verwaltete Person eines anderen Mitglieds an oder du fügst sie direkt als manuelle Teilnehmer hinzu (Niveaustufen-Prüfung kann übersprungen werden).
Welche Reihenfolge ist beim Setup wirklich kritisch?
Disziplinen müssen VOR Anlagen angelegt sein (Anlagen brauchen Disziplin-Zuordnung). Niveaustufen UND Karten müssen VOR der ersten Stunde stehen, sonst kannst du keine Stunde mit Zahlungsmodell konfigurieren. Pferde (Schulpferde) sind erst nötig, wenn die erste Stunde mit Schulpferd stattfindet - bis dahin geht es auch ohne. Mitglieder und ihre Niveaustufen müssen zugewiesen sein, BEVOR sie buchen können.