Maneges instellen in StalliQ

Zo richt je de manege-werking in StalliQ in: In deze volgorde:

1. Disciplines aanmaken (dressuur, springen, longeren ...)
2. Accommodaties aanmaken en disciplines toewijzen, capaciteit + ruimtebehoefte vastleggen
3. Niveaus definiëren en sorteren
4. Leden uitnodigen en niveaus toewijzen
5. Paarden aan de stal koppelen, manegepaarden markeren en rustdagen / max. lessen instellen
6. Lessenkaart-typen aanmaken (met paardtype: manegepaard / eigen / beide)
7. Rijlessen aanmaken - paardtype-toestemming en betaalmodel (contant / kaart) per les vastleggen

Pas daarna kunnen leerlingen boeken. Deze handleiding loodst je door elke stap, legt de modi uit (manegepaard vs. eigen paard, contant vs. kaart) en laat zien waar typische fouten ontstaan.

Voorwaarden

Je hebt al een stal aangemaakt in StalliQ (zie Stal aanmaken), staat geregistreerd als eigenaar en hebt een stal-abonnement vanaf Stal S (45 €/maand). De manege-werking draait alleen met een actief abonnement - het gratis stalgebruik is beperkt tot de ledenlijst en het prikbord.

Stap 1 - Disciplines aanmaken

Ga naar Beheer → Infrastructuur → Disciplines en tik op "Nieuwe discipline". Maak alle sporten aan die je in je stal aanbiedt:

• Dressuur, Springen, Eventing, Longeren, Voltige, Grondwerk, Buitenrit, Theorie

Disciplines zijn enkel benamingen zonder verdere instellingen. Belangrijk: ze vormen de basis voor de accommodatie-configuratie in de volgende stap. Maak ze daarom AAN VÓÓR de accommodaties.

Stap 2 - Accommodaties aanmaken

Ga naar Beheer → Infrastructuur → Accommodaties & bakken en tik op "Nieuwe accommodatie". Voor elke accommodatie:

• Naam - "Grote rijhal", "Buitenbak", "Longeerhal", "Roundpen"
• Capaciteit (eenheden) - Maximaal gelijktijdig bruikbare eenheden (bijv. 6)
• Disciplines toewijzen - Na het opslaan: voor elke discipline de ruimtebehoefte opgeven

Voorbeeld: Rijhal met capaciteit 6

• Dressuur → ruimtebehoefte 1 → tot 6 dressuurgroepen tegelijk
• Springen → ruimtebehoefte 3 → tot 2 springgroepen tegelijk
• Longeren → ruimtebehoefte 2 → tot 3 longeerplekken tegelijk

Meer details en randgevallen bij Accommodaties, disciplines en niveaus.

Stap 3 - Niveaus definiëren

Ga naar Beheer → Infrastructuur → Niveaus en maak alle niveaus aan die in je stal voorkomen. Typische schalen:

• Manege-schaal: Beginner → Gevorderd starter → Gevorderd → Wedstrijd
• Ruitersport-klassen: B → B/L → L1 → L2 → M → Z

Belangrijk: De lijst is gesorteerd (boven beginner, onder gevorderd). Gebruik de pijl-knoppen om de volgorde in te stellen. Bij de niveaucontrole mogen hogere niveaus deelnemen aan lessen van lagere niveaus, maar niet andersom.

Stap 4 - Leden uitnodigen en niveaus toewijzen

De 6-cijferige uitnodigingscode vind je onder Beheer → Instellingen. Geef die door aan je leerlingen en pensionklanten. Toetredingsverzoeken verschijnen onder Beheer → Leden → "Toetredingsverzoeken" - je accepteert of weigert ze.

Voor elk geaccepteerd lid: tik op het item en stel het niveau in. Zonder toegewezen niveau kan het lid geen rijlessen boeken ("Geen niveau toegewezen").

Heeft een lid beheerde personen (bijv. kinderen), dan kun je hun niveaus apart instellen op de detailpagina van het lid.

Stap 5 - Paarden aan de stal koppelen en manegepaarden instellen

Ga naar Beheer → Paarden. Hier zie je:

• Manegepaarden - Paarden die eigendom van de stal zijn en aan leerlingen toegewezen kunnen worden
• Eigen paarden van de leden - Paarden die van leden zijn en in de stal staan

Manegepaarden aanmaken: Tik op "Paard toevoegen" en markeer het als manegepaard. Per manegepaard stel je in:

• Max. lessen/dag - Hoeveel rijlessen het paard maximaal per dag mag hebben (bijv. 3)
• Rustdagen - Weekdagen waarop het paard niet wordt ingedeeld (bijv. ma + do)

Deze instellingen worden bij het toewijzen van een manegepaard als zachte waarschuwingen getoond - je kunt ze indien nodig negeren. Bij een echte tijdsoverlapping blokkeert StalliQ hard.

Eigen paarden van de leden: Leden koppelen hun eigen paarden zelf aan de stal via "Paard → Bewerken → Stal". Je ziet ze dan in de beheerlijst, maar kunt geen manegepaard-instellingen instellen.

Meer details bij Manegepaard toewijzen.

Stap 6 - Lessenkaart-typen aanmaken

Ga naar Beheer → Tegoeden → "Type toevoegen" en maak per kaartmodel een type aan. Per type:

• Benaming - bijv. "10-rittenkaart groepsles manegepaard"
• Paardtype - Manegepaard / Eigen paard / Beide. Bepaalt bij welke boekingen de kaart kan verschijnen
• Aantal lessen - bijv. 10
• Prijs - optioneel, maar voorwaarde voor het financiële overzicht
• Geldigheidsduur - bijv. 90 dagen; leeg = onbeperkt
• Maandabonnement - voor flatrates die zich automatisch aanvullen

Typische opzet voor een manege:

Meer bij Lessenkaarten beheren.

Stap 7 - Eerste rijles aanmaken

Pas nu - met disciplines, accommodaties, niveaus, paarden en kaarten in de stal - kun je een rijles aanmaken.

Ga naar het Stal-tabblad → Bezetting → Plus-knop. In het formulier:

1. Accommodatie, discipline, niveau, trainer zoals gebruikelijk selecteren
2. Max. deelnemers, datum, tijd, duur instellen
3. Betaalmodel bepalen - dat is de doorslaggevende stap:

Modus A: Manegepaard, contant of kaart

• Prijs met manegepaard: 25 €
• Prijs met eigen paard: (leeg)
• Geaccepteerde kaarten: "10-ritten groep manegepaard", "5-ritten privé manegepaard"

Resultaat: Eigen paarden zijn uitgesloten. Leerlingen op een manegepaard kunnen contant (25 €) of met een van beide kaarten betalen.

Modus B: Eigen paard, alleen kaart

• Prijs met manegepaard: (leeg)
• Prijs met eigen paard: (leeg)
• Geaccepteerde kaarten: "10-ritten groep eigen paard"

Resultaat: Alleen eigen paarden, alleen kaart. Contant kan niet.

Modus C: Beide paardtypes, kaart of contant

• Prijs met manegepaard: 25 €
• Prijs met eigen paard: 20 €
• Geaccepteerde kaarten: "Maandabo 4× beide", "10-ritten groep manegepaard", "10-ritten groep eigen paard"

Resultaat: De leerling kiest eerst een paard, dan de betaling. Per paardtype worden alleen de passende kaarten + de passende contant-prijs in de kiezer getoond.

Terugkerende lessen

• Herhalen - bijv. wekelijks
• Einde - tot datum of X afspraken. Maximum: 56 weken vooruit
• Als meervoudige afspraak boekbaar - activeert de "Alle afspraken boeken"-optie voor leerlingen

Tik op "Opslaan". De les verschijnt meteen in het rooster van je leerlingen.

Wat leerlingen nu ervaren

Zodra de les live is:

1. Leerlingen zien de les in het Stal-tabblad → Rijlessen
2. In het detail staan de paardtype-aanwijzingen: "Met manegepaard: contant of kaart" enz.
3. Bij het tikken op "Inschrijven" kiezen ze eerst een paard, dan een betaalmethode (zie Rijlessen boeken)
4. Bij terugkerende lessen met de meervoudige-boeking-schakelaar verschijnt "Alle afspraken boeken"
5. StalliQ controleert automatisch het niveau, tijdsoverlapping, paardconflict en boekingslimiet

Wachtlijsten en automatisch doorschuiven

Zodra een les vol is, komen verdere leerlingen automatisch op de wachtlijst. Annuleert iemand tijdig, dan schuift de volgende persoon meteen en automatisch door - inclusief pushmelding. Jij als rij-instructeur hoeft niets te doen.

Waar stel ik de boekingsregels in?

Ga naar Beheer → Instellingen → Boekingsregels:

• Annuleringstermijn - Vanaf wanneer een annulering als te laat geldt (bijv. 24 u voor aanvang). Late annuleringen leiden tot een kaartafboeking of een contant-vordering
• Wekelijks boekingslimiet - Maximaal aantal boekingen per leerling per week (bijv. 3)
• Omboeken toestaan - Of leerlingen bij een late annulering mogen omboeken naar een andere les (tijdvenster: 7 dagen)

Checklist: voordat je leerlingen de uitnodigingscode geeft

• Disciplines aangemaakt
• Accommodaties met capaciteit + disciplinetoewijzingen aangemaakt
• Niveaus aangemaakt en gesorteerd
• Minstens één lessenkaart aangemaakt (met correct paardtype)
• Minstens één manegepaard gemarkeerd ÉN rustdagen ingesteld (als er manegepaard-lessen gepland zijn)
• Minstens één rijles in het rooster, paardtype-toestemming zichtbaar in het detail
• Boekingsregels (annuleringstermijn, boekingslimiet) ingesteld
• Stalreglement en openingstijden onder Instellingen ingevuld
• Contactgegevens voor leden vastgelegd

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen "manegepaard" en "eigen paard"?

Manegepaard: Paard van de stal, aangemaakt in het stal-beheergedeelte en gemarkeerd als manegepaard. Leerlingen krijgen manegepaarden toegewezen - ze kiezen het paard niet zelf, de rij-instructeur deelt het in. Manegepaarden hebben een belastingsconfiguratie (max. lessen/dag, rustdagen).

Eigen paard: Paard van een lid, aangemaakt in het persoonlijke paardprofiel en gekoppeld aan de stal. Bij het boeken kiest het lid zelf zijn paard uit de kiezer.

Een rijles kan manegepaarden, eigen paarden of beide toestaan - je stuurt dat per les via de betaalconfiguratie.

Waarom sta ik paardtypes toe via het betaalmodel in plaats van via een aparte schakelaar?

Omdat het betaalmodel en het paardtype nauw samenhangen. Voorbeeld: Een manege-les die alleen contant wordt betaald, heeft een contant-prijs met manegepaard en geen kaarten. Een pensionklant-les die alleen via een maandabo loopt, heeft geen contant-prijzen en een "Beide"-kaart. Zo ontstaan automatisch de paardtype-aanwijzingen in het leerling-detail.

Wat moet ik doen als ik een bestaande les van "alleen manegepaard" naar "ook eigen paard" wil omzetten?

Les openen in het bezettingstabblad → Bewerken → ofwel een "Prijs met eigen paard" invoeren ofwel een kaart met paardtype "Eigen" of "Beide" toevoegen. Bij series wordt je gevraagd of de wijziging alleen deze afspraak of alle toekomstige moet betreffen. Bestaande boekingen blijven ongewijzigd.

Hoe behandel ik proeflessen voor niet-geregistreerde leerlingen?

Je kunt leden handmatig aan de les toevoegen (via de deelnemerslijst in het afspraakdetail), ook als ze geen eigen account hebben - daarvoor maak je ze echter aan als beheerde persoon van een ander lid of voeg je ze direct als handmatige deelnemer toe (de niveaucontrole kan worden overgeslagen).

Welke volgorde is bij de opzet echt cruciaal?

Disciplines moeten VÓÓR accommodaties zijn aangemaakt (accommodaties hebben een disciplinetoewijzing nodig). Niveaus ÉN kaarten moeten VÓÓR de eerste les klaarstaan, anders kun je geen les met een betaalmodel configureren. Paarden (manegepaarden) zijn pas nodig wanneer de eerste les met een manegepaard plaatsvindt - tot dan gaat het ook zonder. Leden en hun niveaus moeten toegewezen zijn VOORDAT ze kunnen boeken.