Stundenkarten verwalten als Stallbetreiber in StalliQ

So verwaltest du Stundenkarten in StalliQ: Gehe zu Verwaltung → Schulbetrieb → Stundenkarten-Typen. Erstelle Kartentypen mit Pferde-Eignung (Schulpferd / Eigenes Pferd / Beide), weise Mitgliedern Karten zu und verwalte Gültigkeit, Saldo, Kartenverkäufe und Stornos. Pro Reitstunde können mehrere passende Kartentypen verknüpft werden - StalliQ filtert beim Buchen automatisch nach Pferde-Eignung und Restguthaben. Verkäufe fließen in die Finanz-Übersicht; Stornos und Refunds werden buchhalterisch sauber als negative Gegen-Buchung erfasst.

Wie erstelle ich einen Kartentyp?

Gehe zu Verwaltung → Schulbetrieb, öffne den Abschnitt "Stundenkarten-Typen" und tippe auf "Typ hinzufügen":

• Bezeichnung - z.B. "10er Karte Gruppenunterricht Schulpferd", "5er Karte Einzelstunde Eigenes Pferd", "Monats-Abo Beide"
• Für welche Pferde - Schulpferd (nur für Buchungen mit Schulpferd), Eigenes Pferd (nur für eigene Pferde) oder Beide (universell). Bestimmt, in welchen Buchungs-Pickern die Karte erscheint
• Anzahl Stunden - Wie viele Einheiten die Karte enthält (z.B. 10)
• Gültigkeitsdauer (Tage) - Optional: Nach wie vielen Tagen die Karte abläuft (leer = unbegrenzt)
• Preis - Optional: Verkaufspreis der Karte
• Monatsabo - Toggle: Wenn aktiviert, wird das Kontingent automatisch am gewählten Tag des Monats auf die volle Anzahl aufgefüllt. Ideal für monatliche Flatrates (z.B. "4 Stunden pro Monat" die sich jeden 1. automatisch erneuern). Abos verhalten sich beim Buchen und in der Anzeige anders als normale Stundenkarten - siehe Abschnitt "Wie funktioniert ein Monatsabo?"

Tippe auf "Speichern". Der Kartentyp steht ab sofort zur Zuweisung und zur Verknüpfung mit Reitstunden bereit.

Wie verknüpfe ich Kartentypen mit Reitstunden?

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Reitstunde unter Verwaltung → Schulbetrieb → Stundenplan (siehe Stundenplan) findest du die Liste "Akzeptierte Karten" - tippe auf jeden Typ, den du erlauben willst (Multi-Select). Wichtig: Eine Stunde mit nur Karten ohne Schulpferd-Eignung lässt nur Eigen-Pferd-Buchungen zu - umgekehrt analog. Erlaube auch passende Bar-Preise, wenn beide Zahlungswege funktionieren sollen.

Wie weise ich einem Mitglied eine Stundenkarte zu?

Öffne im Stall den Tab Mitglieder und tippe auf das Mitglied. Tippe oben auf die Schnell-Aktion "Stundenkarte" (oder tippe eine vorhandene Karte im Bereich "Stundenkarten" an). Im sich öffnenden Fenster wählst du "Neue Stundenkarte zuweisen":

1. Kartentyp wählen - Wähle den gewünschten Typ aus der Liste
2. Anzahl (optional) - Überschreibe die Standard-Anzahl falls nötig
3. Zahlungsart - Bei kostenpflichtigen Karten: Bar, Überweisung, EC-Karte oder Sonstige

Tippe auf "Stundenkarte zuweisen". Das Mitglied sieht die Karte sofort in seinem Stall-Tab unter "Meine Stundenkarten". Der Verkauf erscheint in der Finanz-Übersicht mit fortlaufender Belegnummer.

Wie storniere ich einen Kartenverkauf?

Hat sich ein Verkauf als Fehler erwiesen (z.B. falscher Kartentyp, falsches Mitglied), öffne den Eintrag in der Finanz-Übersicht (Statistiken → Finanzen-Tab) und wähle "Stornieren":

1. Pflicht-Grund eingeben (Freitext, z.B. "Falscher Kartentyp, ersetzt durch korrekte Karte")
2. Bestätigen

StalliQ entfernt die ausgehändigten Einheiten aus dem Mitglieds-Konto und erzeugt einen negativen Gegen-Eintrag in der Finanzübersicht. Der ursprüngliche Verkauf bleibt sichtbar, gekennzeichnet als "storniert". Belegnummern-Reihe bleibt lückenlos.

Achtung: Sind bereits Einheiten verbraucht (Restguthaben < Original-Anzahl), wirft StalliQ "Karte teilweise verbraucht". Du musst dann zuerst die betroffenen Buchungen rückgängig machen (Anwesenheit auf "Entschuldigt" setzen) und kannst dann erst die Karte stornieren.

Wie verlängere ich die Gültigkeit?

Die Gültigkeit verlängerst du aktuell stallweit über "Alle Karten verlängern": Gehe zu Verwaltung → Schulbetrieb → Stundenkarten-Typen und tippe auf den Button "Alle Karten verlängern". Wähle die Anzahl der Tage (Schnellauswahl: 7, 14, 30 Tage). Damit verlängerst du die Gültigkeit aller aktiven Stundenkarten im Stall auf einmal - z.B. bei einer Weihnachtspause oder Stallurlaub.

Im Detail einer einzelnen Karte gibt es keine separate Verlängern-Aktion, nur "Anpassen" (Einheiten gutschreiben oder abziehen).

Wie passe ich den Saldo an?

Falls ein Abzug korrigiert werden muss, öffne die Karte des Mitglieds und tippe auf "Anpassen". Du kannst Einheiten gutschreiben oder abziehen. Jede Anpassung wird im Audit-Log protokolliert. Bei manuellen Änderungen erhält das Mitglied automatisch eine Push-Benachrichtigung.

Wie setze ich einen Negativsaldo zurück?

Mitglieder können auch in den Negativsaldo gebucht haben (z.B. "-2 im Minus"). Eine Liste aller Karten im Minus findest du unter Verwaltung → Forderungen im Tab "Karten im Minus". Sobald geklärt ist, wie diese Einheiten beglichen wurden (z.B. extra bar bezahlt), tippe dort bei der betroffenen Karte auf "Auf 0 setzen". Es erscheint nur eine Bestätigung ("Das Karten-Guthaben wird auf 0 gesetzt. Markiert die Stunde als bar nachgezahlt.") - du musst keinen Grund eintippen. Der Saldo springt auf 0; der Reset wird intern als bar nachgezahlt vermerkt.

Wie sehe ich den Verbrauch?

Pro Mitglied siehst du:

• Fortschrittsbalken - Visuell: Grün (über 30%), Gelb (unter 30%), Rot (negativ)
• Restguthaben - z.B. "8 von 10 übrig"
• Reservierungen - z.B. "2 reserviert" wenn Buchungen für zukünftige Stunden bereits diese Karte gewählt haben
• Ablaufdatum - Oder "Unbegrenzt gültig"
• Aktiv / Abgelaufen - Abgelaufene Karten werden ausgegraut

Aggregierte Darstellung: Hat ein Mitglied mehrere Karten desselben Typs (z.B. weil es zweimal eine "10er Karte" nachgekauft hat), zeigt StalliQ sie nicht als mehrere identische Karten, sondern als eine Karte mit Gesamtsaldo (z.B. "14 von 20 übrig") und gestaffeltem Verfall (das nächste Ablaufdatum wird zuerst angezeigt). So bleibt die Mitglieder- und Karten-Ansicht übersichtlich. Wichtig fürs Verständnis: Die Zahl im Fortschrittsbalken summiert das Guthaben aller zusammengefassten Karten.

Wie funktioniert ein Monatsabo?

Ein Monatsabo verhält sich anders als eine normale Stundenkarte:

• Periodengerechte Anzeige - Statt eines absoluten Restguthabens zeigt das Abo den Verbrauch des laufenden Monats an, z.B. "2 von 4 diesen Monat · erneuert sich am 1." Nicht genutzte Einheiten werden nicht angespart - jeden Auffüll-Tag startet der Monat wieder bei der vollen Anzahl.
• Kein Verfallsdatum - Abos laufen nicht ab. Statt "Ablaufdatum" oder "Unbegrenzt gültig" steht das Erneuerungs-Datum ("erneuert sich am [Tag]").
• Überbuchungssperre - Ein Abo-Mitglied kann nicht ins Minus buchen. Ist das Monatskontingent erschöpft, lehnt StalliQ eine weitere Abo-Buchung ab - anders als bei normalen Stundenkarten, die einen Negativsaldo erlauben. Hast du für die betreffende Reitstunde auch einen Bar-Preis hinterlegt, kann der Schüler auf Bar ausweichen; sonst ist die Buchung blockiert, bis sich das Abo erneuert.

Der Negativsaldo ("Karten im Minus", siehe oben) greift also ausschließlich bei normalen Stundenkarten - bei Abos kann es ihn konstruktionsbedingt gar nicht geben.

Wie funktioniert die Abrechnungsübersicht?

Wenn du bei Kartentypen einen Preis hinterlegt hast, erfasst StalliQ bei jeder Kartenzuweisung die Zahlungsart (Bar, Überweisung, EC-Karte oder Sonstige) und erstellt automatisch eine Belegnummer. Die gesamte Finanzübersicht findest du in der Stall-Statistik unter dem Finanzen-Tab:

• Gesamteinnahmen - Summe aller verkauften Stundenkarten und Bar-Stunden im gewählten Zeitraum (Refunds + Cancellations werden gegengerechnet)
• Karten verkauft - Anzahl der zugewiesenen Karten
• Aufschlüsselung nach Zahlungsart - Wie viel per Bar, Überweisung, EC-Karte
• Verkaufsliste - Jeder Verkauf mit Belegnummer, Datum, Mitgliedername, Betrag, Kartentyp und Zahlungsart. Refunds erscheinen rot mit Minus + Grund; Stornos mit 0 € + Badge
• PDF- und CSV-Export - Einnahmenübersicht als PDF oder CSV exportieren

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG): Falls du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, aktiviere die Option unter Verwaltung → Einstellungen → "Kleinunternehmerregelung". Die Steuerrate wird dann auf 0% gesetzt und der Hinweis "Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß §19 UStG" erscheint auf den Belegen.

Jeder Nachkauf ist eine eigene Tranche: Wichtig für die saubere Buchhaltung - jeder bezahlte Nachkauf bleibt buchhalterisch ein eigener, vollwertiger Vorgang mit eigenem Preis, eigener Steuer, eigener Zahlungsart und eigener fortlaufender Belegnummer. Auch wenn das Mitglied mehrere Käufe desselben Typs als eine aggregierte Karte sieht (siehe oben), erscheint in der Finanzübersicht für jeden Nachkauf eine separate Zeile mit eigener Belegnummer. So bleibt die Belegnummern-Reihe lückenlos und jeder Umsatz einzeln nachvollziehbar - auch beim Stornieren wird immer genau die eine Tranche (Belegnummer) gegengebucht, nicht die aggregierte Gesamtkarte.

Wie sehe ich die Buchungshistorie eines Mitglieds?

Tippe auf die Stundenkarte eines Mitglieds. Der Detailbildschirm zeigt die vollständige Transaktionshistorie:

• Reitstunde besucht - Welche Stunde, wann, automatischer Abzug
• Nicht erschienen - Abwesend ohne Entschuldigung, mit Abzug
• Verspätet storniert - Abzug trotz Stornierung
• Gutschrift - Von dir hinzugefügt, mit Notiz
• Lastschrift - Von dir abgezogen, mit Notiz
• Karte gekauft - Kaufdatum, Betrag, Zahlungsart, Belegnummer
• Verlängert - Gültigkeit verlängert
• Verfallen - Karte abgelaufen
• Abo-Auffüllung - Monatsabo automatisch aufgefüllt

Jede Transaktion zeigt Datum, Grund, Betrag (+/-) und wer die Aktion durchgeführt hat. Bei manuellen Änderungen erhält das Mitglied eine Push-Benachrichtigung.

Häufige Fragen

Können Mitglieder in StalliQ mit negativem Saldo weiterbuchen?

Ja. StalliQ erlaubt Negativsalden - das Mitglied kann weiterhin Stunden buchen, auch wenn das Kontingent aufgebraucht ist. Du siehst den negativen Saldo in der Mitgliederübersicht und in der Admin-Liste "Karten im Minus" unter Verwaltung → Forderungen.

Wie funktioniert der Abzug bei Stundenkarten in StalliQ?

Automatisch basierend auf der Anwesenheitserfassung. Abzug bei: anwesend, abwesend ohne Entschuldigung, Spätstornierung. Kein Abzug bei: entschuldigt abwesend. Wenn du den Status änderst (z.B. von "Abwesend" auf "Entschuldigt"), wird der Abzug automatisch rückgängig gemacht.

Kann ich in StalliQ Stundenkarten mit bestimmten Reitstunden verknüpfen?

Ja. Bei jeder Reitstunde wählst du im Feld "Akzeptierte Karten" gezielt aus, welche Kartentypen gültig sind. So kannst du z.B. eine "10er Karte Gruppenunterricht" nur für Gruppen-Stunden zulassen und für Einzelstunden eine separate "5er Karte Einzel" anbieten.

Kann eine einzelne Reitstunde mehrere Kartentypen akzeptieren?

Ja, mehrere Karten gleichzeitig. Beim Buchen filtert StalliQ nach der Pferde-Eignung der Karte (Schulpferd oder eigenes Pferd) und zeigt nur passende Karten mit Restguthaben im Picker. So kannst du in derselben Stunde Schulpferd-Reiter und Eigen-Pferd-Reiter mit unterschiedlichen Karten bedienen.

Was passiert, wenn ich einen Kartentyp lösche?

Bereits ausgegebene Karten bleiben bestehen und werden weiter genutzt. Der Typ verschwindet nur aus der Auswahl-Liste für neue Verkäufe und für die Stunden-Konfiguration. Reitstunden, die diesen Typ akzeptiert haben, prüfen die Karte weiter normal.

Haben verwaltete Personen eigene Stundenkarten?

Nein. Es gibt keine getrennten Karten-Pools pro verwalteter Person (z.B. Kind eines Mitglieds). Karten gehören immer dem Mitglied selbst. Bucht ein Mitglied eine verwaltete Person in eine Reitstunde, wird die Einheit von der Karte des Mitglieds abgebucht - nicht von einem separaten Konto der verwalteten Person. Wenn mehrere verwaltete Personen Stunden nehmen, teilen sie sich also das Guthaben der Mitglieds-Karte. Brauchst du eine getrennte Abrechnung pro Person, lege dafür eigenständige Mitglieds-Accounts an.