Zo werkt het betaalmodel in StalliQ: Per rijles definieer je twee gescheiden contant-prijzen (met/zonder manegepaard) en/of een selectie van geaccepteerde rittenkaarten. Leerlingen kiezen bij het boeken eerst hun paard en daarna de betaalmethode uit de picker. Contant-boekingen genereren openstaande vorderingen die je in de aanwezigheidscheck of in de adminlijst "Vorderingen" als betaald markeert of annuleert. Voor elke annulering - kaartverkoop, openstaande contant-vordering of al betaalde contant-les - voer je een verplichte reden in. Het systeem genereert automatisch boekhoudkundig correcte tegenboekingen.
Voorwaarden
Je hebt een stal-abonnement vanaf Stal S nodig en het recht "Lesrooster beheren" voor de contant-afrekening (vorderingen, statistieken, contant incasseren en annuleren). Voor het verkopen en annuleren van rittenkaarten heb je daarnaast "Tegoeden beheren" nodig. Het recht "Aanwezigheid registreren" volstaat alleen voor het pure aanwezigheidsvinkje in de aanwezigheidscheck, niet voor incasseren of annuleren. Bovendien moeten rijlessen met betaalmodel geconfigureerd zijn (zie Rooster aanmaken).
Paardtype-toestemming per les
Per les bepaal je welke paardtypes toegestaan zijn - impliciet via de betaalconfiguratie:
- Met manegepaard toegestaan: minstens één manegepaard-contant-prijs OF minstens één kaart met paardtype
Manegepaard/Beide - Met eigen paard toegestaan: minstens één eigen-contant-prijs OF minstens één kaart met paardtype
Eigen/Beide
In het lesdetail worden twee InfoRows getoond - per paardtype dat toegestaan is:
- "Met manegepaard: Contant of kaart"
- "Met manegepaard: Contant" (alleen contant, geen passende kaart gekoppeld)
- "Met eigen paard: alleen kaart" (alleen kaart, geen eigen-contant-prijs)
Zo ziet de leerling in één oogopslag wat mogelijk is. Een paardtype zonder InfoRow is niet toegestaan voor de les.
Soft-melding bij slechts één contant-prijs
Als je kaarten voor beide paardtypes toestaat (bijv. een "Beide"-kaart of er één per type), maar slechts één van de twee contant-prijzen is ingevuld, toont StalliQ bij het opslaan een korte melding als toast:
Let op: kaarten staan beide paardtypes toe, maar slechts één losse prijs is ingevuld. Gebruikelijk is beide of geen - anders kan één paardtype alleen met een kaart boeken.
Blokkeert niet - valide modellen zijn mogelijk (bijv. "Manegepaard alleen per kaart" terwijl eigen-paard-ruiters contant of per kaart betalen). Vul alleen de ontbrekende contant-prijs aan als het een vergissing was.
Contant-boeking in de leerling-flow
Kiest de leerling in de boekings-picker "Contant betalen X €":
- De boeking wordt aangemaakt met status
payment_method = cash - Geen kaart-afschrijving
- Een openstaande contant-vermelding verschijnt in je vorderingenlijst
- Bij de aanwezigheidsregistratie kun je contant incasseren
Contant-vorderingen innen
Je hebt twee manieren om contant als betaald te markeren:
Manier A - Inline in de aanwezigheidscheck (rij-instructeur)
Open de gegeven les in het tabblad Bezetting. Bij elke contant-boeking zie je in de deelnemersregel:
- Geel cash-icoon = open
- Groen vinkje = al betaald
- "Betaald"-knop (compact, naast de aanwezigheidsstatus)
- "Annuleren"-knop (voor niet-geïnde contant-vorderingen)
Tik op "Betaald" → de vermelding wordt direct als betaald gemarkeerd, verschijnt in het financieel overzicht en wordt uit de openstaande vorderingenlijst verwijderd.
Manier B - Adminlijst "Vorderingen"
Ga naar Beheer → Vorderingen. De lijst heeft twee tabbladen:
"Contant open" - Alle contant-boekingen zonder "Betaald"-markering. Per vermelding zie je:
- Lid (of beheerde persoon), les, datum, bedrag, rij-instructeur
- "Betaald"-knop - markeert de vordering als betaald
- "Annuleren"-knop - opent het Reason-Sheet (verplichte reden)
"Kaarten in de min" - Leden met negatief saldo op een kaart. Per vermelding:
- Lid, kaarttype, minus-saldo
- "Op 0 zetten"-knop - opent het Reason-Sheet, zet het saldo terug (bijv. na een handmatige contant-betaling)
Belangrijk: alleen losse kaarten (gewone rittenkaarten met een vast tegoed) kunnen in de min raken - bijv. wanneer een instructeur achteraf een les registreert terwijl de kaart al leeg was. Abonnementskaarten (kaarttype met maandcontingent) kunnen nooit in de min raken: zodra het contingent van de lopende periode op is, weigert StalliQ direct elke verdere kaart-boeking. De leerling kan die les dan alleen nog boeken als voor het event ook contant betalen is geconfigureerd - anders blijft de boeking geblokkeerd tot de volgende periode start. Abonnementskaarten verschijnen daarom nooit in de lijst "Kaarten in de min".
Contant en annulering in het webportaal
De volledige contant- en annuleringsadministratie kun je niet alleen in de mobiele app, maar ook in het webportaal (portal.stalliq.app) afhandelen. Het is dezelfde logica en afrekening als in de app - alleen nu ook in de browser beschikbaar. Het blijft pure administratie door staleigenaren en rij-instructeurs; er is geen leerling-selfservice. De rechten zijn ongewijzigd ("Lesrooster beheren" of "Tegoeden beheren").
Je werkt per deelnemer via het actiemenu op de afspraak-detailpagina. Elke deelnemer met een contant-boeking heeft een contant-statusbadge met vier toestanden:
- Contant open - de vordering staat nog open
- Contant betaald - de vordering is geïnd
- Vordering geannuleerd - de vordering is op € 0 gezet
- Terugbetaald - al betaald geld is teruggegeven
Afhankelijk van de status biedt het actiemenu deze acties:
- Als betaald markeren - registreert een openstaande contant-vordering als betaald (korte bevestiging, geen reden nodig).
- Vordering annuleren - reden is verplicht; genereert een € 0-vermelding in de financiële statistiek (zoals Scenario 2).
- Terugbetalen - reden is verplicht; genereert een negatieve tegenvermelding in de financiële statistiek (zoals Scenario 3).
- Boeking annuleren - reden optioneel. Is de annuleringstermijn al verstreken, dan verschijnt de override-dialoog "Toch annuleren" (en, als omboeken is toegestaan, daarnaast "Omboeken").
Details over omboeken en het wijzigen van de betaalmethode vind je in het artikel Rijlessen boeken en beheren.
Annuleren - Drie scenario's
Elke annulering heeft een verplichte reden nodig (vrije tekst, meerdere regels, minstens 1 teken). StalliQ genereert automatisch boekhoudkundige tegenboekingen, zodat de bonnummer-reeks sluitend blijft.
Scenario 1 - Kaartverkoop verkeerd geboekt
Wanneer: Je hebt iemand de verkeerde kaart verkocht (verkeerd type, verkeerd lid).
Voorwaarde: Er mag nog geen eenheid verbruikt zijn.
Waar: Beheer → Statistieken → tabblad Financiën → Tik op de verkoop-vermelding → "Annuleren".
Wat gebeurt er:
- Reason-Sheet opent zich (bijv. "Verkeerd tarief, vervangen door correcte kaart")
- Bevestigen
- Kaart wordt bij het lid verwijderd
- Negatieve tegenvermelding in het financieel overzicht (rood, met minus)
- Oorspronkelijke verkoop blijft zichtbaar met badge "geannuleerd"
Foutgeval: Al eenheden verbruikt → "Annuleren niet mogelijk - van de kaart zijn al lessen verbruikt. Maak eerst de boekingen ongedaan." Annuleer eerst de betreffende boekingen (aanwezigheid op "Afgemeld"), pas dan de kaart.
Scenario 2 - Contant-vordering open, les vervalt
Wanneer: Les is vervallen of leerling niet verschenen, je wilt de vordering niet innen.
Waar: Inline in de aanwezigheidscheck (les openen → "Annuleren") OF in Beheer → Vorderingen → "Contant open" → "Annuleren".
Wat gebeurt er:
- Reason-Sheet opent zich
- Bevestigen
- Vermelding verschijnt met 0 € + badge in de statistiek (visueel onderscheiden met opacity 0.6)
- De openstaande vordering verdwijnt uit de "Contant open"-lijst
Scenario 3 - Contant al betaald, terugbetaling nodig
Wanneer: Leerling heeft al contant betaald, maar je moet geld teruggeven (bijv. coulance, dubbele betaling).
Waar: Beheer → Statistieken → tabblad Financiën → Tik op de al betaalde contant-vermelding → "Annuleren".
Wat gebeurt er:
- Reason-Sheet opent zich
- Bevestigen
- Negatieve tegenvermelding met minus-bedrag in de statistiek
- De oorspronkelijke betaling blijft zichtbaar, de status "betaald" wordt teruggenomen
- Saldo van het lid bij deze boeking: 0
Statistiek-effecten
| Actie | Verkooplijst | Totale inkomsten | Bonnummer-reeks |
|---|---|---|---|
| Kaartverkoop | Vermelding met bonnummer | +Bedrag | sluitend |
| Kaart-annulering | Negatieve tegenvermelding, rood | -Bedrag | sluitend, nieuwe bon |
| Contant betaald | Vermelding (geen bonnummer-cirkel) | +Bedrag | geen |
| Contant-vordering geannuleerd (onbetaald) | Vermelding met 0 € + badge | onveranderd | geen |
| Contant-refund (betaald → terug) | Negatieve tegenvermelding | -Bedrag | geen |
Refund- + annulering-badges in de statistiek-header tonen op elk moment hoeveel correcties in de huidige periode zijn doorgevoerd.
Wie mag annuleren?
Contant-annuleringen en het markeren als "Betaald" vereisen serverzijdig het recht "Lesrooster beheren" (alternatief "Tegoeden beheren"). Kaart-annuleringen vereisen "Tegoeden beheren" (alternatief "Lesrooster beheren"). Het recht "Aanwezigheid registreren" alleen volstaat voor geen enkele annulerings- of incasso-actie: in de aanwezigheidscheck worden de knoppen "Betaald"/"Annuleren" wel getoond, maar de server weigert de actie dan met "Access denied". Eigenaar en manager hebben automatisch alle benodigde rechten.
Audit-trail
Elke annulering registreert: wie heeft wanneer met welke reden welke vermelding geannuleerd. Je vindt de historie:
- Bij kaarten: in de kaart-transactiehistorie (tabblad Leden → lid openen → rittenkaart openen) - daar staat elke transactie inclusief annuleringsreden
- Bij contant-boekingen: in de verkoop-/financiënlijst van de statistiek (Beheer → Statistieken → tabblad Financiën). Annuleringen verschijnen daar inline met een badge ("Stornering"/"Vordering geannuleerd"); een apart filter "alleen annuleringen" is er niet.
Veelgestelde vragen
Kan ik een kaart-boeking annuleren waarvan de eenheden al verbruikt zijn?
Niet direct. Annuleer eerst de betreffende boekingen (aanwezigheid van de lessen op "Afgemeld" zetten, dan komen de eenheden terug op de kaart) en annuleer daarna de kaartverkoop.
Wat gebeurt er met het bonnummer bij een annulering?
Het blijft behouden. De annulering genereert een nieuwe bon met een eigen nummer en negatief bedrag - zo blijft de reeks sluitend en boekhoudkundig zuiver. Beide bonnen (origineel + annulering) zijn zichtbaar in de PDF/CSV-export.
Kan een leerling zelf een contant-vordering als betaald markeren?
Nee. Alleen rij-instructeur + manager + eigenaar kunnen "Betaald" markeren. De leerling ziet in zijn boekingshistorie de status "Contant open" of "Contant betaald".
Wat gebeurt er als ik per ongeluk een contant-vordering als betaald markeer?
Je kunt de actie ongedaan maken: Beheer → Statistieken → tabblad Financiën → betaalde contant-vermelding openen → "Annuleren" (Scenario 3, refund). Dat zet de status terug op "open" en genereert een negatieve tegenvermelding - het lid-saldo is weer onveranderd.
Hoe ziet de leerling de annulering?
Bij kaart-annuleringen: pushmelding + vermelding in de kaart-transactiehistorie met verplichte reden. Bij contant-annuleringen: vermelding in de eigen boekingshistorie met de aanduiding "geannuleerd" en de door jou ingevoerde reden.
Kunnen mijn leerlingen de rittenkaarten rechtstreeks in de app online kopen en betalen?
Nee. StalliQ verwerkt geen online betalingen - er is geen creditcard-, PayPal- of incasso-koppeling voor leerlingen. De verkoop van rittenkaarten en het innen van contant-lessen verlopen zoals gebruikelijk offline (contant of overboeking). Wat StalliQ doet, is registreren en documenteren: bij een kaartverkoop leg je de betaalmethode vast (contant, overboeking, pinpas) en krijg je een doorlopende bon, en contant-vorderingen verzamelen zich automatisch in de vorderingenlijst waar je ze als betaald afvinkt. Zo heb je altijd overzicht over openstaande en voldane bedragen plus een nette PDF/CSV-export voor de boekhouding - maar het echte geld stroomt buiten de app.