Zo werkt het betaalmodel in StalliQ: Per rijles definieer je twee gescheiden contant-prijzen (met/zonder manegepaard) en/of een selectie van geaccepteerde lessenkaarten. Leerlingen kiezen bij het boeken eerst hun paard en daarna de betaalmethode uit de picker. Contant-boekingen genereren openstaande vorderingen die je in de aanwezigheidscheck of in de adminlijst "Vorderingen" als betaald markeert of annuleert. Voor elke annulering - kaartverkoop, openstaande contant-vordering of al betaalde contant-les - voer je een verplichte reden in. Het systeem genereert automatisch boekhoudkundig correcte tegenboekingen.
Voorwaarden
Je hebt een stal-abonnement vanaf Stal S nodig en de rechten "Rooster beheren" + "Aanwezigheid registreren". Daarnaast moeten rijlessen met betaalmodel geconfigureerd zijn (zie Rooster aanmaken).
Paardtype-toestemming per les
Per les bepaal je welke paardtypes toegestaan zijn - impliciet via de betaalconfiguratie:
- Met manegepaard toegestaan: minstens één manegepaard-contant-prijs OF minstens één kaart met paardtype
Manegepaard/Beide - Met eigen paard toegestaan: minstens één eigen-contant-prijs OF minstens één kaart met paardtype
Eigen/Beide
In het lesdetail worden twee InfoRows getoond - per paardtype dat toegestaan is:
- "Met manegepaard: Contant of kaart"
- "Met manegepaard: Contant" (alleen contant, geen passende kaart gekoppeld)
- "Met eigen paard: alleen kaart" (alleen kaart, geen eigen-contant-prijs)
Zo ziet de leerling in één oogopslag wat mogelijk is. Een paardtype zonder InfoRow is niet toegestaan voor de les.
Soft-waarschuwing: "Asymmetrische contant-prijzen"
Als je kaarten voor beide paardtypes toestaat (bijv. een "Beide"-kaart of er één per type), maar slechts één van de twee contant-prijzen is ingevuld, toont StalliQ een melding:
"Asymmetrische contant-prijzen: Kaarten staan beide paardtypes toe, maar slechts één heeft een contant-prijs. Zorg ervoor dat dit bedoeld is."
Blokkeert niet - valide modellen zijn mogelijk (bijv. "Manegepaard alleen per kaart" terwijl eigen-paard-ruiters contant of per kaart betalen). Vul alleen de ontbrekende contant-prijs aan als het een vergissing was.
Contant-boeking in de leerling-flow
Kiest de leerling in de boekings-picker "Contant betalen X €":
- De boeking wordt aangemaakt met status
payment_method = cash - Geen kaart-afschrijving
- Een openstaande contant-vermelding verschijnt in je vorderingenlijst
- Bij de aanwezigheidsregistratie kun je contant incasseren
Contant-vorderingen innen
Je hebt twee manieren om contant als betaald te markeren:
Manier A - Inline in de aanwezigheidscheck (rij-instructeur)
Open de gegeven les in het bezettings-tabblad. Bij elke contant-boeking zie je in de deelnemersregel:
- Geel cash-icoon = open
- Groen vinkje = al betaald
- "Betaald"-knop (compact, naast aanwezigheidsstatus)
- "Annuleren"-knop (voor niet-geïnde contant-vorderingen)
Tik op "Betaald" → vermelding wordt direct als betaald gemarkeerd, verschijnt in het financieel overzicht en wordt uit de openstaande vorderingenlijst verwijderd.
Manier B - Adminlijst "Vorderingen"
Ga naar Beheer → Vorderingen. De lijst heeft twee tabbladen:
"Contant open" - Alle contant-boekingen zonder "Betaald"-markering. Per vermelding zie je:
- Lid (of beheerde persoon), les, datum, bedrag, rij-instructeur
- "Betaald"-knop - markeert de vordering als betaald
- "Annuleren"-knop - opent het Reason-Sheet (verplichte reden)
"Kaarten in de min" - Leden met negatief saldo op een kaart. Per vermelding:
- Lid, kaarttype, minus-saldo
- "Op 0 zetten"-knop - opent Reason-Sheet, zet saldo terug (bijv. na handmatige contant-betaling)
Annuleren - Drie scenario's
Elke annulering heeft een verplichte reden nodig (vrije tekst, meerdere regels, minstens 1 teken). StalliQ genereert automatisch boekhoudkundige tegenboekingen, zodat de bonnummer-reeks sluitend blijft.
Scenario 1 - Kaartverkoop verkeerd geboekt
Wanneer: Je hebt iemand de verkeerde kaart verkocht (verkeerd type, verkeerd lid).
Voorwaarde: Er mag nog geen eenheid verbruikt zijn.
Waar: Statistieken → Financiën-tabblad → Tik op de verkoop-vermelding → "Annuleren".
Wat gebeurt er:
- Reason-Sheet opent zich (bijv. "Verkeerd tarief, vervangen door correcte kaart")
- Bevestigen
- Kaart wordt bij het lid verwijderd
- Negatieve tegenvermelding in het financieel overzicht (rood, met minus)
- Oorspronkelijke verkoop blijft zichtbaar met badge "geannuleerd"
Foutgeval: Al eenheden verbruikt → "Kaart gedeeltelijk verbruikt". Annuleer eerst de betreffende boekingen (aanwezigheid op "Afgemeld"), pas dan de kaart.
Scenario 2 - Contant-vordering open, les vervalt
Wanneer: Les is vervallen of leerling niet verschenen, je wilt de vordering niet innen.
Waar: Inline in de aanwezigheidscheck (les openen → "Annuleren") OF in Beheer → Vorderingen → "Contant open" → "Annuleren".
Wat gebeurt er:
- Reason-Sheet opent zich
- Bevestigen
- Vermelding verschijnt met 0 € + badge in de statistiek (visueel onderscheiden met opacity 0.6)
- De openstaande vordering verdwijnt uit de "Contant open"-lijst
Scenario 3 - Contant al betaald, terugbetaling nodig
Wanneer: Leerling heeft al contant betaald, maar je moet geld teruggeven (bijv. coulance, dubbele betaling).
Waar: Statistieken → Financiën-tabblad → Tik op de al betaalde contant-vermelding → "Annuleren".
Wat gebeurt er:
- Reason-Sheet opent zich
- Bevestigen
- Negatieve tegenvermelding met minus-bedrag in de statistiek
- De oorspronkelijke betaling blijft zichtbaar, de status "betaald" wordt teruggenomen
- Saldo van het lid bij deze boeking: 0
Statistiek-effecten
| Actie | Verkooplijst | Totale inkomsten | Bonnummer-reeks |
|---|---|---|---|
| Kaartverkoop | Vermelding met bonnummer | +Bedrag | sluitend |
| Kaart-annulering | Negatieve tegenvermelding, rood | −Bedrag | sluitend, nieuwe bon |
| Contant betaald | Vermelding (geen bonnummer-cirkel) | +Bedrag | geen |
| Contant-vordering geannuleerd (onbetaald) | Vermelding met 0 € + badge | onveranderd | geen |
| Contant-refund (betaald → terug) | Negatieve tegenvermelding | −Bedrag | geen |
Refund- + Annulering-badges in de statistiek-header tonen op elk moment hoeveel correcties in de huidige periode zijn doorgevoerd.
Wie mag annuleren?
Annuleeracties hebben het recht "Aanwezigheid registreren" nodig voor contant-annuleringen en "Tegoeden beheren" voor kaart-annuleringen. Eigenaar en manager hebben beide automatisch.
Audit-trail
Elke annulering registreert: wie heeft wanneer met welke reden welke vermelding geannuleerd. Je vindt de historie:
- Bij kaarten: in de kaart-transactiehistorie (Beheer → Tegoeden → Kaart openen)
- Bij contant-boekingen: in de statistiek (verkooplijst met filter "alleen annuleringen")
Veelgestelde vragen
Kan ik een kaart-boeking annuleren waarvan de eenheden al verbruikt zijn?
Niet direct. Annuleer eerst de betreffende boekingen (aanwezigheid van de lessen op "Afgemeld" zetten, dan komen de eenheden terug op de kaart) en annuleer daarna de kaartverkoop.
Wat gebeurt er met het bonnummer bij een annulering?
Het blijft behouden. De annulering genereert een nieuwe bon met een eigen nummer en negatief bedrag - zo blijft de reeks sluitend en boekhoudkundig zuiver. Beide bonnen (origineel + annulering) zijn zichtbaar in de PDF/CSV-export.
Kan een leerling zelf een contant-vordering als betaald markeren?
Nee. Alleen rij-instructeur + manager + eigenaar kunnen "Betaald" markeren. De leerling ziet in zijn boekingshistorie de status "Contant open" of "Contant betaald".
Wat gebeurt er als ik per ongeluk een contant-vordering als betaald markeer?
Je kunt de actie ongedaan maken: Statistiek → Verkooplijst → betaalde contant-vermelding openen → "Annuleren" (Scenario 3, refund). Dat zet de status terug op "open" en genereert een negatieve tegenvermelding - het lid-saldo is weer onveranderd.
Hoe ziet de leerling de annulering?
Bij kaart-annuleringen: pushmelding + vermelding in de kaart-transactiehistorie met verplichte reden. Bij contant-annuleringen: vermelding in de eigen boekingshistorie met de aanduiding "geannuleerd" en de door jou ingevoerde reden.