Zo beheer je rittenkaarten in StalliQ: Ga naar Beheer → Manegebedrijf → Rittenkaarttypen. Maak kaarttypes aan met paardtype (manegepaard / eigen paard / beide), wijs leden kaarten toe en beheer geldigheid, saldo, kaartverkopen en annuleringen. Per rijles kun je meerdere passende kaarttypes koppelen - StalliQ filtert bij het boeken automatisch op paardtype en resterend tegoed. Verkopen vloeien in het financieel overzicht; annuleringen en terugbetalingen worden boekhoudkundig netjes als negatieve tegenboeking vastgelegd.
Hoe maak ik een kaarttype aan?
Ga naar Beheer → Manegebedrijf, open het onderdeel "Tegoeden" (Rittenkaarttypen) en tik op "Type toevoegen":
- Naam - bijv. "10-rittenkaart groepsles manegepaard", "5-rittenkaart privéles eigen paard", "Maandabonnement beide"
- Voor welke paarden - Manegepaard (alleen voor boekingen met manegepaard), Eigen paard (alleen voor eigen paarden) of Beide (universeel). Bepaalt in welke boekingskiezers de kaart verschijnt
- Aantal lessen - Hoeveel eenheden de kaart bevat (bijv. 10)
- Geldigheidsduur (dagen) - Optioneel: na hoeveel dagen de kaart verloopt (leeg = onbeperkt)
- Prijs - Optioneel: verkoopprijs van de kaart
- Maandabonnement - Schakelaar: indien actief wordt het tegoed automatisch op de gekozen dag van de maand weer tot het volledige aantal aangevuld. Ideaal voor maandelijkse flatrates (bijv. "4 lessen per maand" die elke 1e automatisch vernieuwen). Abonnementen gedragen zich bij het boeken en in de weergave anders dan normale rittenkaarten - zie het onderdeel "Hoe werkt een maandabonnement?"
Tik op "Opslaan". Het kaarttype staat vanaf nu klaar om toe te wijzen en aan rijlessen te koppelen.
Hoe koppel ik kaarttypes aan rijlessen?
Bij het aanmaken of bewerken van een rijles onder Beheer → Manegebedrijf → Lesrooster (zie Lesrooster) vind je de lijst "Geaccepteerde kaarten" - tik op elk type dat je wilt toestaan (multi-select). Belangrijk: een les met alleen kaarten zonder paardtype Manegepaard laat alleen boekingen met een eigen paard toe - andersom analoog. Sta ook passende contante prijzen toe als beide betaalwegen moeten werken.
Hoe wijs ik een lid een rittenkaart toe?
Open in de stal het tabblad Leden en tik op het lid. Tik bovenaan op de snelactie "Rittenkaart" (of tik op een bestaande kaart in het gedeelte "Rittenkaarten"). In het venster dat opent kies je "Nieuwe rittenkaart toewijzen":
- Kaarttype kiezen - Kies het gewenste type uit de lijst
- Aantal (optioneel) - Overschrijf het standaardaantal indien nodig
- Betaalwijze - Bij betaalde kaarten: contant, overschrijving, pinpas of overig
Tik op "Rittenkaart toewijzen". Het lid ziet de kaart meteen in zijn stal-tab onder "Mijn rittenkaarten". De verkoop verschijnt in het financieel overzicht met een doorlopend bonnummer.
Hoe annuleer ik een kaartverkoop?
Blijkt een verkoop een fout te zijn (bijv. verkeerd kaarttype, verkeerd lid), open dan de boeking in het financieel overzicht (Statistieken → Financiën-tab) en kies "Annuleren":
- Verplichte reden invoeren (vrije tekst, bijv. "Verkeerd kaarttype, vervangen door juiste kaart")
- Bevestigen
StalliQ verwijdert de uitgegeven eenheden uit het ledenaccount en maakt een negatieve tegenboeking in het financieel overzicht. De oorspronkelijke verkoop blijft zichtbaar, gemarkeerd als "geannuleerd". De reeks bonnummers blijft sluitend.
Let op: Zijn er al eenheden verbruikt (resterend tegoed < oorspronkelijk aantal), dan geeft StalliQ "Kaart gedeeltelijk verbruikt". Je moet dan eerst de betreffende boekingen ongedaan maken (aanwezigheid op "Afgemeld" zetten) en kunt pas daarna de kaart annuleren.
Hoe verleng ik de geldigheid?
De geldigheid verleng je momenteel stalbreed via "Alle kaarten verlengen": ga naar Beheer → Manegebedrijf → Rittenkaarttypen en tik op de knop "Alle kaarten verlengen". Kies het aantal dagen (snelkeuze: 7, 14, 30 dagen). Daarmee verleng je in één keer de geldigheid van alle actieve rittenkaarten in de stal - bijv. bij een kerstpauze of stalvakantie.
In het detail van een losse kaart is er geen aparte verleng-actie, alleen "Aanpassen" (eenheden bijschrijven of afboeken).
Hoe pas ik het saldo aan?
Moet een afboeking gecorrigeerd worden, open dan de kaart van het lid en tik op "Aanpassen". Je kunt eenheden bijschrijven of afboeken. Elke aanpassing wordt in het audit-log vastgelegd. Bij handmatige wijzigingen krijgt het lid automatisch een pushmelding.
Hoe reset ik een negatief saldo?
Leden kunnen ook in het negatieve saldo geboekt hebben (bijv. "-2 in de min"). Een lijst van alle kaarten in de min vind je onder Beheer → Vorderingen in het tabblad "Kaarten in de min". Zodra duidelijk is hoe deze eenheden zijn vereffend (bijv. extra contant betaald), tik je daar bij de betreffende kaart op "Op 0 zetten". Er verschijnt enkel een bevestiging ("Het kaarttegoed wordt op 0 gezet. Markeert de les als achteraf contant betaald.") - je hoeft geen reden in te voeren. Het saldo springt naar 0; de reset wordt intern als achteraf contant betaald genoteerd.
Hoe zie ik het verbruik?
Per lid zie je:
- Voortgangsbalk - Visueel: groen (boven 30%), geel (onder 30%), rood (negatief)
- Resterend tegoed - bijv. "8 van 10 over"
- Reserveringen - bijv. "2 gereserveerd" wanneer boekingen voor toekomstige lessen deze kaart al gekozen hebben
- Vervaldatum - Of "Onbeperkt geldig"
- Actief / Verlopen - Verlopen kaarten worden grijs weergegeven
Geaggregeerde weergave: Heeft een lid meerdere kaarten van hetzelfde type (bijv. omdat het tweemaal een "10-rittenkaart" heeft bijgekocht), dan toont StalliQ ze niet als meerdere identieke kaarten, maar als één kaart met totaalsaldo (bijv. "14 van 20 over") en gespreide vervaldatum (de eerstvolgende vervaldatum wordt eerst getoond). Zo blijft het leden- en kaartoverzicht overzichtelijk. Belangrijk om te begrijpen: het getal in de voortgangsbalk telt het tegoed van alle samengevoegde kaarten bij elkaar op.
Hoe werkt een maandabonnement?
Een maandabonnement gedraagt zich anders dan een normale rittenkaart:
- Periodegebonden weergave - In plaats van een absoluut resterend tegoed toont het abonnement het verbruik van de lopende maand, bijv. "2 van 4 deze maand · vernieuwt op de 1e". Niet-gebruikte eenheden worden niet opgespaard - op elke aanvuldag begint de maand weer op het volledige aantal.
- Geen vervaldatum - Abonnementen verlopen niet. In plaats van "Vervaldatum" of "Onbeperkt geldig" staat de vernieuwingsdatum ("vernieuwt op [dag]").
- Overboekingsblokkering - Een abonnementslid kan niet in de min boeken. Zodra het maandtegoed op is, weigert StalliQ een verdere abonnementsboeking - anders dan bij normale rittenkaarten, die een negatief saldo toestaan. Heb je voor de betreffende rijles ook een contante prijs ingesteld, dan kan de leerling overstappen op contant; anders is de boeking geblokkeerd tot het abonnement zich vernieuwt.
Het negatieve saldo ("Kaarten in de min", zie boven) geldt dus uitsluitend bij normale rittenkaarten - bij abonnementen kan het door de opzet helemaal niet voorkomen.
Hoe werkt het afrekenoverzicht?
Als je bij kaarttypes een prijs hebt ingevoerd, legt StalliQ bij elke kaarttoewijzing de betaalwijze vast (contant, overschrijving, pinpas of overig) en maakt automatisch een bonnummer aan. Het volledige financieel overzicht vind je in de Stalstatistiek onder de Financiën-tab:
- Totale inkomsten - Som van alle verkochte rittenkaarten en contante lessen in de gekozen periode (terugbetalingen + annuleringen worden tegengeboekt)
- Kaarten verkocht - Aantal toegewezen kaarten
- Uitsplitsing per betaalwijze - Hoeveel per contant, overschrijving, pinpas
- Verkooplijst - Elke verkoop met bonnummer, datum, lidnaam, bedrag, kaarttype en betaalwijze. Terugbetalingen verschijnen rood met min + reden; annuleringen met 0 € + badge
- PDF- en CSV-export - Inkomstenoverzicht als PDF of CSV exporteren
Kleineondernemersregeling (§19 UStG): Als je als kleine ondernemer geen btw vermeldt, activeer dan de optie onder Beheer → Instellingen → "Kleineondernemersregeling". Het belastingtarief wordt dan op 0% gezet en de vermelding "Geen vermelding van btw conform §19 UStG" verschijnt op de bonnen.
Elke bijkoop is een eigen tranche: Belangrijk voor een nette boekhouding - elke betaalde bijkoop blijft boekhoudkundig een aparte, volwaardige boeking met een eigen prijs, eigen belasting, eigen betaalwijze en een eigen doorlopend bonnummer. Ook als het lid meerdere aankopen van hetzelfde type als één geaggregeerde kaart ziet (zie boven), toont het financieel overzicht voor elke bijkoop een aparte regel met een eigen bonnummer. Zo blijft de reeks bonnummers sluitend en is elke transactie afzonderlijk te herleiden - en bij het annuleren wordt precies die ene tranche (bonnummer) tegengeboekt, niet de geaggregeerde totaalkaart.
Hoe zie ik de boekingshistorie van een lid?
Tik op de rittenkaart van een lid. Het detailscherm toont de volledige transactiehistorie:
- Rijles gevolgd - Welke les, wanneer, automatische afboeking
- Niet verschenen - Afwezig zonder afmelding, met afboeking
- Te laat geannuleerd - Afboeking ondanks annulering
- Bijschrijving - Door jou toegevoegd, met notitie
- Afschrijving - Door jou afgeboekt, met notitie
- Kaart gekocht - Aankoopdatum, bedrag, betaalwijze, bonnummer
- Verlengd - Geldigheid verlengd
- Verlopen - Kaart verlopen
- Abonnementsaanvulling - Maandabonnement automatisch aangevuld
Elke transactie toont datum, reden, bedrag (+/-) en wie de actie heeft uitgevoerd. Bij handmatige wijzigingen krijgt het lid een pushmelding.
Veelgestelde vragen
Kunnen leden in StalliQ met een negatief saldo blijven boeken?
Ja. StalliQ staat negatieve saldi toe - het lid kan lessen blijven boeken, ook als het tegoed op is. Je ziet het negatieve saldo in het ledenoverzicht en in de adminlijst "Kaarten in de min" onder Beheer → Vorderingen.
Hoe werkt de afboeking bij rittenkaarten in StalliQ?
Automatisch op basis van de aanwezigheidsregistratie. Afboeking bij: aanwezig, afwezig zonder afmelding, late annulering. Geen afboeking bij: afgemeld afwezig. Wanneer je de status wijzigt (bijv. van "Afwezig" naar "Afgemeld"), wordt de afboeking automatisch ongedaan gemaakt.
Kan ik in StalliQ rittenkaarten aan bepaalde rijlessen koppelen?
Ja. Bij elke rijles kies je in het veld "Geaccepteerde kaarten" gericht welke kaarttypes geldig zijn. Zo kun je bijv. een "10-rittenkaart groepsles" alleen voor groepslessen toestaan en voor privélessen een aparte "5-rittenkaart privé" aanbieden.
Kan één enkele rijles meerdere kaarttypes accepteren?
Ja, meerdere kaarten tegelijk. Bij het boeken filtert StalliQ op het paardtype van de kaart (manegepaard of eigen paard) en toont alleen passende kaarten met resterend tegoed in de kiezer. Zo kun je in dezelfde les ruiters op een manegepaard en ruiters op een eigen paard met verschillende kaarten bedienen.
Wat gebeurt er als ik een kaarttype verwijder?
Reeds uitgegeven kaarten blijven bestaan en worden verder gebruikt. Het type verdwijnt alleen uit de keuzelijst voor nieuwe verkopen en voor de lesconfiguratie. Rijlessen die dit type accepteerden, controleren de kaart gewoon verder.
Hebben beheerde personen eigen rittenkaarten?
Nee. Er zijn geen aparte kaartpools per beheerde persoon (bijv. het kind van een lid). Kaarten horen altijd bij het lid zelf. Wanneer een lid een beheerde persoon in een rijles boekt, wordt de eenheid afgeboekt van de kaart van het lid - niet van een apart account van de beheerde persoon. Nemen meerdere beheerde personen lessen, dan delen zij dus het tegoed van de kaart van het lid. Heb je een aparte afrekening per persoon nodig, maak dan zelfstandige ledenaccounts voor hen aan.