Zo beheer je lessenkaarten in StalliQ: Ga naar Beheer → Tegoeden. Maak kaarttypes aan met paardtype (manegepaard / eigen / beide), wijs leden kaarten toe en beheer geldigheid, saldo, kaartverkopen en annuleringen. Per rijles kun je meerdere passende kaarttypes koppelen - StalliQ filtert bij het boeken automatisch op paardtype en resterend tegoed. Verkopen vloeien in het financieel overzicht; annuleringen en terugbetalingen worden boekhoudkundig netjes als negatieve tegenboeking vastgelegd.
Hoe maak ik een kaarttype aan?
Ga naar Beheer → Tegoeden en tik op "Type toevoegen":
- Benaming - bijv. "10-rittenkaart groepsles manegepaard", "5-rittenkaart privéles eigen paard", "Maandabonnement beide"
- Paardtype - Manegepaard (alleen voor boekingen met manegepaard), Eigen paard (alleen voor eigen paarden) of Beide (universeel). Bepaalt in welke boekingskiezers de kaart verschijnt
- Aantal lessen - Hoeveel eenheden de kaart bevat (bijv. 10)
- Geldigheidsduur (dagen) - Optioneel: na hoeveel dagen de kaart verloopt (leeg = onbeperkt)
- Prijs - Optioneel: verkoopprijs van de kaart
- Maandabonnement - Schakelaar: indien actief wordt het tegoed automatisch op de gekozen dag van de maand weer tot het volledige aantal aangevuld. Ideaal voor maandelijkse flatrates (bijv. "4 lessen per maand" die elke 1e automatisch vernieuwen)
Tik op "Opslaan". Het kaarttype staat vanaf nu klaar om toe te wijzen en aan rijlessen te koppelen.
Hoe koppel ik kaarttypes aan rijlessen?
Bij het aanmaken of bewerken van een rijles (zie Lesrooster) vind je de lijst "Geaccepteerde lessenkaarten" - tik op elk type dat je wilt toestaan (multi-select). Belangrijk: een les met alleen kaarten zonder paardtype Manegepaard laat alleen boekingen met een eigen paard toe - andersom analoog. Sta ook passende contante prijzen toe als beide betaalwegen moeten werken.
Hoe wijs ik een lid een lessenkaart toe?
Ga naar Beheer → Leden, tik op het lid en scroll naar het gedeelte "Lessenkaarten". Tik op "Nieuwe lessenkaart toewijzen":
- Kaarttype kiezen - Kies het gewenste type uit de lijst
- Aantal (optioneel) - Overschrijf het standaardaantal indien nodig
- Betaalwijze - Bij betaalde kaarten: contant, overschrijving, pinpas of overige
Tik op "Lessenkaart toewijzen". Het lid ziet de kaart meteen in zijn stal-tab onder "Mijn lessenkaarten". De verkoop verschijnt in het financieel overzicht met een doorlopend bonnummer.
Hoe annuleer ik een kaartverkoop?
Blijkt een verkoop een fout te zijn (bijv. verkeerd kaarttype, verkeerd lid), open dan de boeking in het financieel overzicht (Statistieken → Financiën-tab) en kies "Annuleren":
- Verplichte reden invoeren (vrije tekst, bijv. "Verkeerd kaarttype, vervangen door juiste kaart")
- Bevestigen
StalliQ verwijdert de uitgegeven eenheden uit het ledenaccount en maakt een negatieve tegenboeking in het financieel overzicht. De oorspronkelijke verkoop blijft zichtbaar, gemarkeerd als "geannuleerd". De reeks bonnummers blijft sluitend.
Let op: Zijn er al eenheden verbruikt (resterend tegoed < oorspronkelijk aantal), dan geeft StalliQ "Kaart gedeeltelijk verbruikt". Je moet dan eerst de betreffende boekingen ongedaan maken (aanwezigheid op "Afgemeld" zetten) en kunt pas daarna de kaart annuleren.
Hoe verleng ik de geldigheid?
Losse kaart: Open de kaart van het lid en tik op "Geldigheid verlengen". Kies het aantal dagen (snelkeuze: 7, 14, 30 dagen) en optioneel een reden.
Alle kaarten stalbreed: In het gedeelte Tegoeden vind je de knop "Alle kaarten verlengen". Daarmee verleng je in één keer de geldigheid van alle actieve lessenkaarten in de stal - bijv. bij een kerstpauze of stalvakantie.
Hoe pas ik het saldo aan?
Moet een afboeking gecorrigeerd worden, open dan de kaart van het lid en tik op "Aanpassen". Je kunt eenheden bijschrijven of afboeken. Elke aanpassing wordt in het audit-log vastgelegd. Bij handmatige wijzigingen krijgt het lid automatisch een pushmelding.
Hoe reset ik een negatief saldo?
Leden kunnen ook in het negatieve saldo geboekt hebben (bijv. "−2 in het rood"). Zodra duidelijk is hoe deze eenheden zijn vereffend (bijv. extra contant betaald), tik je op "Op 0 zetten" in de kaart. StalliQ vraagt een verplichte reden (bijv. "handmatig betaald"). Het saldo springt naar 0; in het audit-log en in de kaarthistorie staat de reset met motivering.
Een lijst van alle kaarten in het rood vind je in de tab "Kaarten in het rood" onder Beheer → Vorderingen.
Hoe zie ik het verbruik?
Per lid zie je:
- Voortgangsbalk - Visueel: groen (boven 30%), geel (onder 30%), rood (negatief)
- Resterend tegoed - bijv. "8 van 10 over"
- Reserveringen - bijv. "2 gereserveerd" wanneer boekingen voor toekomstige lessen deze kaart al gekozen hebben
- Vervaldatum - Of "Onbeperkt geldig"
- Actief / Verlopen - Verlopen kaarten worden grijs weergegeven
Hoe werkt het afrekenoverzicht?
Als je bij kaarttypes een prijs hebt ingevoerd, legt StalliQ bij elke kaarttoewijzing de betaalwijze vast (contant, overschrijving, pinpas of overige) en maakt automatisch een bonnummer aan. Het volledige financieel overzicht vind je in de Stalstatistiek onder de Financiën-tab:
- Totale inkomsten - Som van alle verkochte lessenkaarten en contante lessen in de gekozen periode (terugbetalingen + annuleringen worden tegengeboekt)
- Kaarten verkocht - Aantal toegewezen kaarten
- Uitsplitsing per betaalwijze - Hoeveel per contant, overschrijving, pinpas
- Verkooplijst - Elke verkoop met bonnummer, datum, lidnaam, bedrag, kaarttype en betaalwijze. Terugbetalingen verschijnen rood met min + reden; annuleringen met 0 € + badge
- PDF- en CSV-export - Inkomstenoverzicht als PDF of CSV exporteren
Kleineondernemersregeling (§19 UStG): Als je als kleine ondernemer geen btw vermeldt, activeer dan de optie onder Beheer → Instellingen → "Kleineondernemersregeling". Het belastingtarief wordt dan op 0% gezet en de vermelding "Geen vermelding van btw conform §19 UStG" verschijnt op de bonnen.
Hoe zie ik de boekingshistorie van een lid?
Tik op de lessenkaart van een lid. Het detailscherm toont de volledige transactiehistorie:
- Rijles bezocht - Welke les, wanneer, automatische afboeking
- Afgemeld - Geen afboeking, reden genoteerd
- Late annulering - Afboeking ondanks annulering
- Handmatige bijschrijving - Door jou toegevoegd, met notitie
- Handmatige afboeking - Door jou afgeboekt, met notitie
- Kaart gekocht - Aankoopdatum, bedrag, betaalwijze, bonnummer
- Kaart geannuleerd (terugbetaling) - Verplichte reden, negatieve boeking in financieel overzicht
- Saldo op 0 gezet - Verplichte reden
Elke transactie toont datum, reden, bedrag (+/−) en wie de actie heeft uitgevoerd. Bij handmatige wijzigingen krijgt het lid een pushmelding.
Veelgestelde vragen
Kunnen leden in StalliQ met een negatief saldo blijven boeken?
Ja. StalliQ staat negatieve saldi toe - het lid kan lessen blijven boeken, ook als het tegoed op is. Je ziet het negatieve saldo in het ledenoverzicht en in de adminlijst "Kaarten in het rood" onder Beheer → Vorderingen.
Hoe werkt de afboeking bij lessenkaarten in StalliQ?
Automatisch op basis van de aanwezigheidsregistratie. Afboeking bij: aanwezig, afwezig zonder afmelding, late annulering. Geen afboeking bij: afgemeld afwezig. Wanneer je de status wijzigt (bijv. van "Afwezig" naar "Afgemeld"), wordt de afboeking automatisch ongedaan gemaakt.
Kan ik in StalliQ lessenkaarten aan bepaalde rijlessen koppelen?
Ja. Bij elke rijles kies je in het veld "Geaccepteerde lessenkaarten" gericht welke kaarttypes geldig zijn. Zo kun je bijv. een "10-rittenkaart groepsles" alleen voor groepslessen toestaan en voor privélessen een aparte "5-rittenkaart privé" aanbieden.
Kan één enkele rijles meerdere kaarttypes accepteren?
Ja, meerdere kaarten tegelijk. Bij het boeken filtert StalliQ op het paardtype van de leerling en toont alleen passende kaarten met resterend tegoed in de kiezer. Zo kun je in dezelfde les ruiters op een manegepaard en ruiters op een eigen paard met verschillende kaarten bedienen.
Wat gebeurt er als ik een kaarttype verwijder?
Reeds uitgegeven kaarten blijven bestaan en worden verder gebruikt. Het type verdwijnt alleen uit de keuzelijst voor nieuwe verkopen en voor de lesconfiguratie. Rijlessen die dit type accepteerden, controleren de kaart gewoon verder.