Zo voeg je een gast toe aan een rijles: Open de rijles in het afspraakdetail en tik op "Gast toevoegen". Voer een naam in en bepaal of er contant betaald moet worden. De plek geldt meteen als bezet. Bedoeld voor aanvragen voor proeflessen, vakantieruiters en iedereen zonder StalliQ-account - je hoeft daarvoor geen tweede account meer aan te maken.
Voorwaarden
- Je rol heeft de rechten "Gasten toevoegen" nodig. Die zijn per rol apart in te schakelen, dus je kunt ze bijvoorbeeld aan je instructeurs geven zonder verdere beheerrechten. Te vinden onder Beheer → Rollen bij de betreffende rol.
- De rijles moet in de toekomst liggen en nog vrije plaatsen hebben.
De functie is beschikbaar in de app én in het webportaal.
Hoe voeg ik een gast toe?
- Open de rijles in het afspraakdetail.
- Tik in het deelnemersgedeelte op "Gast toevoegen".
- Voer de naam in. Een voornaam is genoeg - leg bewust niet meer vast (zie hieronder).
- Bepaal de betaling (zie volgende paragraaf).
- Bevestig. De gast verschijnt meteen in de deelnemerslijst en de plek is bezet.
Je kunt meerdere gasten aan dezelfde les toevoegen - bijvoorbeeld als twee belangstellenden tegelijk komen proefrijden.
Met of zonder betaling?
Bij het toevoegen kies je tussen twee varianten:
- Met contante prijs - StalliQ neemt de contante prijs van de les over (de variant met manegepaard) en maakt een openstaande vordering aan. Die verschijnt net als elke andere contant-vordering in je lijst met vorderingen, waar je hem als betaald afvinkt.
- Zonder betaling - voor de gratis proefles. Er ontstaat geen vordering en in de deelnemerslijst verschijnen geen incasso-acties.
Rittenkaarten komen bij gasten niet in beeld - een gast heeft geen account en dus ook geen tegoed.
Wie ziet de naam van de gast?
De echte naam zien alleen personen met de bijbehorende rechten - dus wie boekingen mag beheren, het lesrooster mag onderhouden, de aanwezigheid mag registreren of gasten mag toevoegen. Alle andere leden zien alleen "Gast (bezet)".
Dat is bewust zo: een gast heeft nooit ingestemd met de gebruiksvoorwaarden van de app. Leg daarom zo weinig mogelijk vast - meestal is een voornaam genoeg om de les toe te wijzen. StalliQ houdt bewust geen gastenlijst bij; elke vermelding typ je opnieuw en bestaat alleen bij die ene les.
Hoe verwijder ik een gast?
In de deelnemerslijst vind je bij elke gastregel de actie "Gast verwijderen". Daarna geldt:
- De plek komt vrij. Staat er iemand op de wachtlijst, dan schuift de eerste persoon automatisch door en krijgt daarvan bericht.
- Een openstaande contant-vordering vervalt bij het verwijderen - je hoeft niets apart te annuleren.
Wat er bij gasten bewust anders werkt
Een gast is een plaatshouder-boeking, geen account. Daarom ontbreken sommige dingen met opzet:
- Geen aanwezigheidsregistratie. Gasten verschijnen niet in de aanwezigheidscheck - de bezette plek volstaat.
- Geen paard en geen omboeking. Gastregels hebben geen paardtoewijzing en zijn niet naar een andere betaalwijze om te zetten.
- Geen wachtlijst bij het toevoegen. Is de les vol, dan kun je geen gast toevoegen; StalliQ zet hem niet op de wachtlijst.
- Geen controles zoals bij leden. Niveau, weeklimiet, boekingstermijn en overlappende afspraken worden niet gecontroleerd - jij bepaalt als verantwoordelijke. Gastvermeldingen blokkeren je ook niet als je zelf tegelijk boekingen hebt.
- Geen bericht aan de gast. Die heeft geen account. Vervalt de les, dan krijg jij het bericht en geef je het door.
Wat betekenen gasten voor de statistiek?
- Bezetting: gasten tellen mee. Een bezette plek is een bezette plek.
- Annuleringspercentage: verwijderde gasten tellen niet mee. Het percentage moet het afmeldgedrag van je ruiters weergeven, niet je eigen planning.
- Je persoonlijke statistiek: gastboekingen komen niet op je eigen account terecht, ook al heb jij ze ingevoerd. Je eigen deelnamecijfers blijven onaangetast.
Veelgestelde vragen
Heb ik voor een gast in StalliQ een tweede account nodig?
Nee, en daar is de functie precies voor bedoeld. Vroeger bleef alleen de omweg om een extra account aan te maken om een plek te blokkeren. Nu voeg je de gast rechtstreeks aan de rijles toe - met naam, desgewenst met contante prijs, zonder dat er ergens een account ontstaat.
Kan ik meerdere gasten aan dezelfde rijles toevoegen?
Ja, zoveel als er vrije plaatsen zijn. Ook twee gasten met dezelfde naam zijn geen probleem. Is de les volgeboekt, dan lukt het niet meer - een gast komt niet op de wachtlijst.
Zien mijn ruiters wie er als gast staat ingeschreven?
Nee. Wie niet de bijbehorende rechten heeft, ziet in de deelnemerslijst alleen "Gast (bezet)". De naam blijft voorbehouden aan personen die boekingen mogen beheren, het lesrooster onderhouden, de aanwezigheid registreren of zelf gasten mogen toevoegen.
Hoe reken ik een gastles in StalliQ af?
Precies zoals elke andere contante les: heb je de gast "met contante prijs" toegevoegd, dan verschijnt de openstaande vordering in je lijst met vorderingen. Daar markeer je hem als betaald zodra het geld binnen is. De transactie krijgt een doorlopend bonnummer, net als elke andere contante inkomst.
Wat gebeurt er met de plek als ik een gast weer verwijder?
De plek komt meteen vrij. Staat er iemand op de wachtlijst, dan schuift die persoon automatisch door en krijgt een bericht. Een openstaande contant-vordering voor de gast vervalt daarbij vanzelf.