Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst regelt hoe StalliQ persoonsgegevens verwerkt in opdracht van staleigenaren. Zij maakt deel uit van de overeenkomst over het gebruik van StalliQ voor een stal, dus van de proefperiode en van het stal-abonnement (zie de Algemene Voorwaarden, artikelen 4.3 en 4a).

1. Partijen en rollen

• Verwerkingsverantwoordelijke („staleigenaar"): de ondernemer die in StalliQ een stal heeft aangemaakt of een stal-abonnement heeft afgesloten.
• Verwerker („StalliQ"): StalliQ Labs, eigenaar Christian Sabel, Am Weyerbach 13, 56291 Norath, Duitsland, e-mail: datenschutz@stalliq.de.

Deze verwerkersovereenkomst betreft alleen de gegevens die de staleigenaar in het stalbeheer verwerkt. Voor de gebruikersaccounts en de overige gegevens van de afzonderlijke gebruikers is StalliQ zelf de verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt de privacyverklaring.

2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

StalliQ stelt de staleigenaar software voor stalbeheer ter beschikking (software as a service). Daarbij verwerkt StalliQ de in artikel 3 genoemde gegevens uitsluitend om deze functies aan te bieden: opslag, weergave, berekening van overzichten, verzending van meldingen aan leden en technisch beheer, back-up en foutoplossing.

3. Soort gegevens en categorieën betrokkenen

Betrokkenen: leden van de stal, ruiters en pensionklanten, instructeurs en medewerkers, beheerde personen (doorgaans kinderen van leden) en gasten zonder eigen account.

Gegevens:

• Naam en weergavenaam, telefoonnummer (indien opgegeven)
• Lidmaatschap, rol en niveau
• Rijlessen, reeksboekingen, wachtlijsten, aanwezigheid en annuleringen
• Rittenkaarten, tegoeden en transacties
• Bezetting van de rijhal en boekingen van faciliteiten
• Betalingen en bonnen (bonnummer, bedrag, datum, naam van de betalende persoon) en openstaande bedragen
• Statistieken en financiële overzichten van de stal
• Mededelingen van de stal
• bij beheerde personen optioneel geboortedatum en notities

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9 AVG) maken geen deel uit van de verwerking.

4. Duur

Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang StalliQ gegevens voor de stal verwerkt, dus voor de duur van de proefperiode of van het stal-abonnement en daarna zolang de stal (ook als alleen-lezen) bestaat.

5. Instructies

StalliQ verwerkt de gegevens alleen op basis van gedocumenteerde instructies van de staleigenaar, tenzij StalliQ op grond van het recht van de EU of Duitsland tot een verwerking verplicht is; in dat geval stelt StalliQ de staleigenaar vóór de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij het recht dit verbiedt. De instructies volgen uit de Algemene Voorwaarden, deze verwerkersovereenkomst en het gebruik van de functies door de staleigenaar. Verdere instructies geeft de staleigenaar schriftelijk of per e-mail. Is StalliQ van mening dat een instructie in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht, dan informeert StalliQ de staleigenaar onverwijld.

6. Vertrouwelijkheid

StalliQ zorgt ervoor dat alle personen die toegang hebben tot de gegevens, tot vertrouwelijkheid zijn verplicht of aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn gebonden.

7. Technische en organisatorische maatregelen

StalliQ neemt de volgens art. 32 AVG vereiste maatregelen voor de beveiliging van de verwerking. Deze zijn beschreven in bijlage 1. StalliQ mag de maatregelen verder ontwikkelen, zolang het overeengekomen beschermingsniveau niet wordt verlaagd.

8. Subverwerkers

De staleigenaar verleent StalliQ algemene toestemming om subverwerkers in te zetten. De bij het sluiten van de overeenkomst ingezette subverwerkers staan vermeld in bijlage 2.

StalliQ informeert de staleigenaar minstens vier weken van tevoren per e-mail over elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker. De staleigenaar kan binnen deze termijn om een gewichtige reden op het gebied van gegevensbescherming bezwaar maken tegen de wijziging. Kan StalliQ de subverwerker niet vervangen, dan kan elke partij het stal-abonnement opzeggen tegen het tijdstip van de wijziging.

StalliQ verplicht elke subverwerker contractueel tot verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming die overeenkomen met die van deze verwerkersovereenkomst. Bij doorgiften naar landen buiten de EU of de EER zorgt StalliQ voor passende waarborgen, in het bijzonder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of EU-standaardcontractbepalingen.

9. Ondersteuning van de staleigenaar

StalliQ ondersteunt de staleigenaar met passende technische en organisatorische maatregelen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (art. 12 tot en met 23 AVG) en bij het nakomen van de verplichtingen volgens art. 32 tot en met 36 AVG (beveiliging van de verwerking, melding van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling). Wendt een betrokkene zich in een aangelegenheid van de stal rechtstreeks tot StalliQ, dan stuurt StalliQ het verzoek onverwijld door naar de staleigenaar.

10. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

StalliQ meldt de staleigenaar een inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld nadat StalliQ er kennis van heeft genomen, en stelt de informatie ter beschikking die de staleigenaar nodig heeft voor een melding volgens art. 33 AVG.

11. Verwijdering en teruggave na afloop van de overeenkomst

Verwijdert de staleigenaar de stal, dan verwijdert StalliQ de gegevens van de stal definitief. Vooraf kan de staleigenaar verlangen dat StalliQ hem de gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat overdraagt. Back-ups worden uiterlijk na 7 dagen overschreven. Uitgezonderd van de verwijdering zijn gegevens die StalliQ op grond van het recht van de EU of Duitsland moet bewaren, in het bijzonder bonnen over betalingen in de stal gedurende de wettelijke bewaartermijnen.

12. Bewijs en controles

StalliQ stelt de staleigenaar op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze verwerkersovereenkomst aan te tonen, en maakt controles mogelijk, inclusief inspecties, door de staleigenaar of door een door hem aangewezen controleur die tot geheimhouding is verplicht. Controles moeten met een redelijke termijn, in de regel vier weken, worden aangekondigd en vinden plaats tijdens de gebruikelijke kantooruren. Het bewijs wordt bij voorkeur geleverd door schriftelijke inlichtingen en documentatie.

13. Aansprakelijkheid en slotbepalingen

Voor de aansprakelijkheid jegens betrokkenen geldt art. 82 AVG; in de verhouding tussen de partijen gelden de aansprakelijkheidsregels van de Algemene Voorwaarden. Bij tegenstrijdigheden tussen deze verwerkersovereenkomst en de Algemene Voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor in vragen van gegevensbescherming. Het Duitse recht is van toepassing. De contracttaal is Duits; de Engelse en de Nederlandse versie dienen ter informatie, bij afwijkingen is de Duitse versie doorslaggevend.

Bijlage 1: Technische en organisatorische maatregelen

• Hosting: database en bestanden bij Supabase in een datacenter in Frankfurt am Main; webportaal op een server van Hetzner Online GmbH in Duitsland.
• Versleuteling: alle gegevensoverdrachten verlopen via HTTPS/TLS.
• Toegangscontrole: Row-Level Security op databaseniveau; gebruikers zien alleen de gegevens waarvoor zij in de stal gemachtigd zijn (rollen eigenaar, manager, instructeur, lid).
• Authenticatie: wachtwoorden uitsluitend als cryptografische hash (bcrypt); als alternatief inloggen via Apple of Google.
• Invoercontrole: alle invoer wordt serverzijdig gevalideerd.
• Bestanden: documenten zijn alleen opvraagbaar via in de tijd beperkte, ondertekende links.
• Beschikbaarheid: dagelijkse back-up, bewaring van de back-ups 7 dagen.
• Foutbewaking: Sentry ontvangt alleen een gepseudonimiseerde gebruikers-ID, geen namen, e-mailadressen of inhoud.
• Serverbeveiliging: firewall en automatische detectie en blokkering van aanvallen (CrowdSec).
• Beheer: beheerderstoegang alleen voor gemachtigde personen met persoonlijke inloggegevens.

Bijlage 2: Subverwerkers